L'agenda détermine l'ensemble du timing de l'événement. S'il est trop serré, les participants n'auront pas le temps d'assimiler le contenu que vous proposez. Au contraire, s'il y a trop de blancs dans la programmation, ils s'ennuieront. Il faut donc trouver la bonne formule pour donner la cadence idéale au déroulement de votre concept.
La hiérarchisation de l'agenda va au-delà d'associer une activité à un timing. La disponibilité du conférencier, le type de contenu, beaucoup de détails sont à prendre en compte. Voilà pourquoi nous vous proposons de suivre ce guide complet. Oubliez les programmations au hasard, adoptez une stratégie dans les normes à partir de maintenant.
Commencez par les bases
En événementiel, la première étape demeure la définition des objectifs. Ces derniers vous aideront aussi à établir votre agenda. Souhaitez-vous que les participants repartent avec plus de connaissances sur l'industrie ? Les ateliers sont à mettre en avant. Le réseautage est-il le but ? Les séances en petits groupes ainsi que les activités brise-glace sont votre priorité. L'événement vise-t-il à renforcer la reconnaissance de la marque ? Prévoyez beaucoup de temps pour les conférenciers connus et les sessions de questions-réponses.
Une fois cela fait, déterminez les intervenants qui répondront à vos besoins. Contactez-les immédiatement puisque les conférenciers et les leaders d'opinion ont un programme très chargé. N'oubliez pas de créer un document de référence pour faire le suivi : contrat signé, pas de contrat, indécis.
Pour éviter les mauvaises surprises, surveillez les événements locaux qui peuvent interférer avec votre agenda. Les grands matchs et festivals créeront sans doute plus d'embouteillages ou un afflux de passagers dans le métro. Planifiez ces perturbations et créez l'ordre du jour en conséquence. Tenez également compte du trafic local.
L'agenda de l'événement dépend des parties prenantes
Nous soulignons ici les conférenciers et le public. En ce qui concerne les premiers, le contenu de leur prise de parole doit être défini avec eux. N'essayez pas d'entasser les sessions dans de minuscules fenêtres. Cependant, assurez-vous que les conférenciers sont conscients des restrictions de temps. Fixez une limite ensemble et faites savoir aux orateurs que vous devrez vous y tenir.
Du côté des participants, utilisez les avantages de la technologie online pour connaître leurs préférences et leur disponibilité. Les sondages sont rapides et faciles à répondre. Pourtant, vous obtiendrez le maximum d'informations. Etablissez votre agenda en conséquence, que ce soit au niveau des thèmes à aborder, des résultats attendus ou des heures de présentation.
Le contenu d'un agenda : une question de timing et de stratégie
Ne surchargez pas votre agenda. Sachez faire le tri dans les informations à transmettre. Il n'est pas question de soumettre le public à un tirage au sort. Si vous proposez trop de contenus, il préférera n'en choisir aucun ou les survoler toutes, sans en retenir les points importants. De toute manière, vous obtiendrez toujours des avis divergents dans tous les cas. Certains approuvent et d'autres non. Ajoutez les sessions de questions-réponses dans votre timing.
Contrôlez aussi la durée des sessions. Si elles durent trop longtemps, vous risquez de perdre l'engagement. Si elles sont trop courtes, les participants n'auront pas l'impression d'en avoir assez profité. Voici quelques directives basiques sur la durée des éléments de votre agenda qui pourraient vous être utiles :
- Ouverture ou discours de bienvenue: 5 minutes.
- Discours d'ouverture : 60 à 90 minutes.
- Ateliers et les formations ciblées : 60 à 120 minutes.
- Séances en petits groupes : 30 et 60 minutes.
- Tables rondes : 60 et 90 minutes.
- Symposiums et séminaires : une journée avec un large éventail de programmes
Surveillez aussi les chevauchements dans le calendrier. Évitez d'empiler les sessions avec un objectif similaire. Lors de l'élaboration du programme, étiquetez chaque session avec le sujet, le conférencier et le public cible. Ensuite, refaites une revue de l'agenda pour vous assurer que les balises ne coïncident pas.
Les déplacements interfèrent aussi dans le timing. Voilà pourquoi il est essentiel de cartographier l'espace et les transitions entre les sessions. Ajoutez des conférenciers et des ateliers aux espaces qui leur sont assignés pour créer un visuel. En un coup d'œil, vous connaîtrez le temps de déplacement nécessaire pour les conférenciers et les participants. Vous obtiendrez également des détails sur l'espace, au cas où vous avez attribué une salle trop petite à un atelier impliquant une activité physique par exemple.
N'oubliez pas les pauses !
Les pauses régulières stimulent l'énergie et la participation. Elles donnent aussi l'opportunité de réseauter et de réduire le niveau de stress. Tout le monde a aussi le temps de se préparer, que ce soit les conférenciers (diapo, speech…) ou les participants (dernier check d'e-mails, mise en mode vibreur des téléphones…).
Les pauses de rafraîchissement et le temps entre les séances doivent durer au moins 15 minutes, mais idéalement 20 à 30 minutes. Une pause déjeuner d'1h30 à 2 heures laisse suffisamment de temps pour manger, réseauter et se détendre. Tenez compte de la distance. Si les participants doivent quitter le bâtiment pour trouver de la nourriture ou des rafraîchissements, augmentez les temps de pause. Incluez bien les temps d'arrêt dans votre agenda.
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