Si l’on parle des plus grandes difficultés des acteurs de l’événementiel en 2020, les contrats et questions juridiques se trouvent en haut de la liste. Avec les annulations, les reports et surtout le coronavirus, l’anticipation n’a pas réellement suffi. Voilà la raison pour laquelle nous décidons d’aborder le sujet en ce début d’année.
Meetingsnet se penche aussi sur les questions juridiques essentielles et les contrats. Le site a donc fait appel à l’avocate Barbara Dunn pour éclaircir le sujet. Elle est associée chez Barnes & Thornburg LLP. Les clauses spécifiques à Covid dans les contrats 2021 pourraient-elles restreindre les droits d’un hôte de réunion plutôt que de les étendre ? Nous vous avons traduit les grandes lignes de ses réponses.
Face au covid, les contrats et les questions juridiques sont sensibles
Tant qu’il n’y aura pas de vaccination généralisée contre Covid-19, il est important que les organisations “planifient” leurs réunions. Cela permettra de déterminer quelle est la date de décision pour y aller ou non, et s’il y a lieu, apporter toute modification apportée à chaque contrat d’événement.
Parmi les questions juridiques les plus posées, mis à part les contrats, les organisations se demandent comment se protéger de toute responsabilité face à la dispersion du virus. Le cas concret étant d’organiser une réunion par exemple et qu’un participant contracte la Covid-19. Souvent, la première pensée est de demander aux participants de signer une renonciation aux réclamations afin de participer. Cependant, ces documents pourraient ne pas être exécutoires. En plus de cela, l’optique n’est peut-être pas bonne selon Barbara Dunn.
Il est important de revoir vos polices d’assurance responsabilité civile générale. Ces polices couvrent généralement les blessures, la mort ou les dommages matériels résultant des réunions d’une organisation. Elles peuvent exclure les maladies transmissibles comme la Covid-19. Un hôte d’événement pourrait ne pas être couvert si quelqu’un fait une réclamation alléguant avoir contracté le virus lors de la réunion. Les contrats et les questions juridiques sont très sensibles dans la situation actuelle.
Dans un avenir prévisible, la flexibilité est la clé de la passation de marchés. La meilleure façon de gérer les modifications apportées aux contrats existants consiste simplement à créer un nouveau contrat. Les parties peuvent convenir de résilier l’existant sans responsabilité.
En particulier, on souhaite souvent modifier les dispositions relatives à la force majeure. C’est ce qui pose problème dans les contrats et les questions juridiques en cette période de pandémie. Cependant, si l’organisation utilise déjà une disposition favorable pour la force majeure, aucune modification ne devrait être apportée.
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