Les événements virtuels ne se passent pas toujours comme prévu, parfois, il ne s'agit plus de simples problèmes, mais de véritables échecs techniques. Les scénarios cauchemardesques sont multiples. Cela va d'une coupe passagère de la connexion internet jusqu'aux intempéries qui influent sur la puissance du courant. N'oublions pas les problèmes de serveurs des plateformes ainsi que la panne de l'ordinateur d'un conférencier.
La liste est longue. Avant les événements virtuels, mettez tout en œuvre pour éviter ces échecs techniques. Anticipez les problèmes, même ceux que vous qualifiez d'improbables. Si, malgré tout, le pire a lieu. Vous devez adopter la bonne attitude afin de trouver une solution au plus vite. Pour que vous compreniez mieux ce qu'il faut faire, nous vous donnons les conseils suivants.
Leçons à retenir face aux échecs techniques des événements virtuels
Pour que les échecs techniques n'entravent pas vos événements virtuels, ayez toujours un plan d'urgence. Dans la planification, vous devez prévoir un plan B pour tous les éléments à risque. Mais là encore, ce n'est pas suffisant. Ayez des plans C, D, etc. Ce qui signifie que pour votre plan d'urgence, il faut avoir un plan d'urgence au cas où celui-là ne fonctionne pas.
Aucune plateforme n'est fiable à 100 %. De ce fait, prévoyez-en une ou deux de rechange au cas où vous devrez gérer des échecs techniques au cours des événements virtuels. Veillez à ce que les sites ne soient pas hébergés sur le même serveur. S'ils le sont, il se peut que la solution ne serve à rien en cas de panne du cloud.
Pour que vous puissiez agir convenablement et efficacement, restez calme. Bien sûr, la situation est très stressante, mais restez calme. Ne laissez pas entrevoir votre peur. Votre public doit toujours penser que tout est sous contrôle en voyant un visage posé lorsque vous leur adressez la parole. Aucune transpiration liée au stress ou à la pression ne doit être visible. Prenez trois longues inspirations et expirations, puis recentrez tout le monde, vous y compris, sur un état d'esprit axé sur les solutions.
Vous avez le devoir d'informer vos participants sur la situation. Les mails à envoyer doivent déjà être écrits au préalable au cas où telle ou telle situation se présente. Veillez à ce qu'ils soient succincts, reconnaissant un échec tout en proposant une solution. Invitez-les à rejoindre une autre plateforme dont le lien est communiqué par exemple.
Lorsque vous entamez les plans pour résoudre les échecs techniques de vos événements virtuels, fixez une durée pour chaque tentative. Si elle ne fonctionne pas au bout de ce laps de temps, vous passez à la suivante. Quand vous aurez réglé le problème, voyez ce qui n'a pas fonctionné et mettez tout en œuvre pour que cela ne se reproduise pas. Entretenez-vous avec votre équipe et vos fournisseurs au débriefing pour ce faire.
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