Cela paraît improbable, mais il est plus difficile d'organiser des événements virtuels composés de petits groupes que de la communauté mondiale. Plus vous favorisez la proximité et la convivialité, plus vous devez fournir des efforts en matière d'engagement. Avec la fatigue du Zoom qui prend de l'ampleur à cause des réunions online qui se succèdent, le défi est de plus en plus difficile à relever.
Il est vrai qu'assister à ce type de manifestation est plus facile, a priori, puisqu'il n'y a pas beaucoup d'efforts à fournir. Mais cela est bien plus dur qu'il ne le paraît, surtout pour les événements virtuels en petits groupes. Une quantité exorbitante de contact visuel est nécessaire et vous devez garder votre attention vers l'avant, surtout lors des prises de parole. N'oublions pas également le fait de devoir rester assis au même endroit tout en étant confronté à des soucis de communication. Les hochements de tête et autres gestes deviennent plus exagérés.
Comment procéder lors des événements virtuels en petits groupes ?
Limitez le nombre de personnes qui composent les groupes de vos événements virtuels. Le nombre de flux consomme la bande passante et donc, peut ralentir votre transmission. Mais surtout, être en surnombre ne favorise pas la discussion et les échanges. Fixez chaque session à 25 participants au maximum.
Lors de votre planification, prévoyez plus de temps pour l'assimilation. Les participants ont besoin de s'imprégner de ce que vous leur avez transmis. Donnez-leur le temps de bien y penser et de poser des questions par la suite. Prévoyez du temps pour permettre aux groupes de bien rassembler leurs idées au cours des événements virtuels. Une pause de réflexion serait très appréciée. Cela facilitera l'intégration d'une discussion constructive, informative et surtout participative par la suite.
Puisqu'il est question d'engagement, la participation du public est très importante. Il se peut qu'après le temps de réflexion, les gens restent silencieux. Dans ce cas, un modérateur sera un atout pour vous. Il peut demander des commentaires individuellement tout en encourageant les participants à s'exprimer. Il maintient tout le monde engagé. Ce professionnel aide aussi dans l'organisation de la prise de parole à tour de rôle. La conversation sera alors plus productive et captivante.
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