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Follow up post événementiel : une étape importante pour tous les organisateurs

Follow Up

Un follow up post événementiel est nécessaire pour suivre les résultats de l’événement orchestré dernièrement. Recueillir l’avis des invités et des collaborateurs, partager les détails du déroulement au public, etc.

À la fin d’une fête, soirée, ou autre, en tant qu’organisateur, faire une analyse est une étape incontournable. Cela permet de prendre des leçons de vos réussites et de vos erreurs. Un follow up post événementiel reste le meilleur moyen d’effectuer ce genre de suivi. De cette manière, vous pouvez obtenir de nombreuses informations qui peuvent vous servir à l’avenir.

Follow up post événementiel: définition et avantage

Un follow up post événementiel est une stratégie qui consiste à recueillir le plus de retour possible. Vous devez reprendre contact avec tous ceux qui y ont assisté : invité de haute importance, collaborateurs, clients, ou autres. Vous pouvez aussi partager les détails de l’événement au grand public. 

Il apporte de nombreux avantages tant pour l’organisateur que pour l’entreprise cliente. 

Pour le responsable d’événement :

  • Apprendre de ses réussites et de ses erreurs : vous recevez des retours positifs qui vous permettent de garder le mode de travail productif. Néanmoins, soyez attentif aux remarques et aux avis négatifs. Ils vous aident à vous améliorer. Le travail d’un organisateur d’événement est un challenge. Vous devez donner encore mieux que vos travaux précédents. 
  • Obtenir une bonne référence de la part du client : quand vous offrez de bons services à un bénéficiaire, ce dernier vous classe comme une référence dans le secteur. Il vous recommandera auprès de leurs familles et de leurs amis. 
  • Un événement réussi est une excellente publicité : comme vous pouvez partager les détails sur votre site ou votre blog, cela montrera un aperçue de votre travail au grand public. C’est encore mieux si l’entreprise qui a fait appel à vous vous mentionne dans ses rapports et ses publications sur les réseaux sociaux et dans leur site internet. De cette manière, vous attirerez de nouveaux clients et fidélisez les anciens. 

Pour l’entreprise cliente : 

Tout d’abord, un événement d’entreprise peut servir pour le lancement d’un produit ou de service. La promotion de celui-ci sera doublée lorsque l’organisateur partagera l’événement sur son blog. La visibilité, l’audience et les ventes augmenteront.

Follow up post événementiel: meilleure procédure à suivre

Si vous ne savez pas comment faire un bon follow up post événementiel, voici une procédure que vous pouvez suivre : 

Établir un questionnaire de satisfaction :

C’est l’un des meilleurs moyens de collecter les retours et les avis des clients. Vous devez prendre contact auprès des concernés : votre client, les invités et vos collaborateurs. Ce document servira non seulement pour vous, mais aussi pour l’entreprise qui a organisé l’événement. Assurez-vous que les questions soient bien claires pour en obtenir des réponses précises. 

L’analyse des réponses est aussi une étape très importante. Organisez donc une réunion pour évaluer les questionnaires. Vous aurez des informations précises sur vos points forts, et les éléments à améliorer. 

Un e-mail de remerciement :

Il doit suivre le questionnaire de satisfaction. Vous pensez sûrement que vous n’en avez pas besoin. En effet, ce n’est pas pour vous. C’est pour l’entreprise. Cela peut faire partie de votre contrat avec celle-ci. Prenez soin de bien formuler le texte de reconnaissance selon les statuts des destinataires. 

Faites aussi attention à la longueur du courriel. Il doit être court, précis, qui s’adresse directement à la cible. Le but n’est pas de faire une prospection ni d’attirer de nouveaux clients. Vous devez juste montrer votre reconnaissance.

Pour vous, les e-mails de remerciement à envoyer se limitent à votre client et aux prestataires qui travaillent avec vous. 

Faites un partage de l’événement au public :

Écrivez un article qui parle de l’événement, du déroulement et de vos services. N’oubliez pas d’ajouter les meilleures images du moment. Publiez-le sur votre blog et votre site internet. 

Le contenu doit être objectif pour améliorer votre crédibilité dans le secteur. SI possible, basez-vous sur les questionnaires de satisfaction. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur certains points. 

Une publication sur les réseaux sociaux concernant les retours sur l’événement serait un plus. Les résultats des sondages via le questionnaire de satisfaction feront très bien l’affaire. Mais pour capter l’attention de vote communauté, pensez à des publications attirantes. Les photos et les vidéos sont les références. Vous devez aussi soigner votre texte pour qu’il ne soit pas trop ennuyeux.

Discutez avec vos collaborateurs

C’est le meilleur moyen d’améliorer votre travail d’équipe. Les échanges permettent de savoir si vous devez modifier certaines approches dans l’organisation. 

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