Les frais cachés d'un événement désignent les coûts que les planificateurs ont tendance à oublier dans leur budgétisation. Pourtant, ils peuvent faire toute la différence et entraver l'ensemble des procédures en cours. D'où l'importance de toujours prévoir des marges lorsque vous quantifiez l'argent nécessaire pour la réalisation d'un projet. Mais même dans ce cas, les imprévus peuvent coûter plus cher.
L'anticipation est l'une des principales qualités d'un véritable professionnel de l'événementiel. C'est un point commun que doivent avoir tous les travailleurs du secteur. Cela leur permet d'éviter les mauvaises surprises et de préparer un plan d'urgence pour les risques d'échecs éventuels. La connaissance au préalable des frais cachés de votre événement s'y inclut parfaitement. Vous serez étonné de réaliser le nombre d'éléments qui échappent souvent aux responsables, même aux plus expérimentés.
Retour sur les trois principaux volets de votre budgétisation
Avant de passer dans le vif du sujet, il est essentiel de vous rappeler les trois aspects les plus pesants de votre budget. Ils sont indissociables d'un événement et engendrent souvent des frais cachés. Lorsque vous créez un concept événementiel, vous devez vous assurer de laisser un bon souvenir. Pour ce faire, vous faites en sorte de satisfaire les 5 sens de votre public. Voilà pourquoi la nourriture et les boissons se placent en tête de liste des aspects les plus coûteux.
Les planificateurs soutiennent que les participants définissent la réussite de votre événement à partir de la nourriture que vous allez servir avant de se concentrer sur le contenu proposé. Vient ensuite le lieu de l'événement. Un mauvais cadre peut gâcher toute l'expérience client que vous avez mis autant de temps à concevoir. Puis, on distingue l'aspect audiovisuel et les lumières. Si le public a du mal à entendre les orateurs ou que les présentations sont floues, il ne s'engagera point. Il en est de même pour les lumières trop vives, la surexposition, etc.
Quels sont les frais cachés à anticiper pour un événement ?
Les frais cachés de votre événement sont majoritairement liés aux trois grands axes budgétaires cités précédemment. Dans le site événementiel par exemple, les planificateurs oublient parfois de demander des détails sur le droit de bouchon. Ayez toujours l'habitude de demander cette information lorsque vous prenez en charge les boissons. C'est souvent le cas lorsque vous apportez des produits de l'extérieur alors qu'ils sont disponibles sur place.
Si une salle de réunion indique “tout équipée”, prenez quand même connaissance des équipements disponibles en question. Cela vous évitera de vous apercevoir le jour J qu'il vous manque des outils indispensables à votre contenu : flipchart, marqueurs, etc. Il en est de même pour l'accès wifi, les frais de ménage, les frais de traitement des cartes de crédit. Gardez bien en tête que “disponible” diffère de “gratuit”. Mieux vaut prévoir d'y associer un budget et d'en avoir en reste que d'avoir une facture impayée à la fin de la manifestation.
Côté tarif, vérifiez toujours si les taxes sont incluses ou non. Ces frais cachés peuvent être pesants sur le budget de votre événement s'ils ne sont pas pris en compte au plus tôt. Prévoyez également des pourboires en guise de remerciement au personnel que vous côtoyez en dehors de votre équipe. D'ailleurs, au sujet de vos collaborateurs, il faudra leur associer des dépenses ainsi qu'à vos fournisseurs pour le jour J. Cela concerne leurs déplacements, leurs nourritures et boissons, etc. Parfois, les prestataires incluent ces frais dans leurs services, parfois non. D'où l'importance d'intégrer ces frais cachés dans le budget de votre événement.
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