Bien que la perfection soit un aspect très recherché en événementiel, ce n'est malheureusement qu'un mythe. Le fait est que l'ami fidèle de chaque événement reste les imprévus. Il y en a toujours et il y en aura encore malgré toute la planification en aval. Cependant, assurer l'organisation pré-event vous permet d'anticiper toutes les situations.
Que vous soyez donc planificateur, acteur ou client de l'événementiel, il est temps d'accepter que la perfection n'existe pas vraiment. Il aura fallu une crise sanitaire, un arrêt des activités et une adaptation forcée au virtuel pour le comprendre. Néanmoins, cela ne doit pas empêcher de faire le maximum, mais certainement avec moins de pression.
La perfection en événementiel, non, mais s'en rapprocher, oui. Comment ?
La première étape à effectuer est de poser des questions. Définissez et gérez les attentes tôt et clairement dès le départ. Il y a tellement de fonctionnalités hors de contrôle lors de la préparation d'une expérience numérique. C'est le travail des experts et professionnels expérimentés d'être franc et clair sur ce à quoi l'événement ressemblera dans certains cas et pourrait changer dans d'autres. C'est une manière d'éloigner l'image de la perfection pour votre concept événementiel et de rester dans la réalité et la logique.
Puisque l'on parle déjà de réalité, la seconde étape est de la vérifier. L'attente de perfection en événementiel vient souvent des grands rêves, mais il faut descendre du petit nuage ! Des délais existent dans chaque industrie et chaque type d'événement. Ils sont maintenant passés au sommet de la liste des priorités en raison de tout ce qui a changé. Des clients sont intéressés par les expériences numériques beaucoup plus près de la date de l'événement que cela serait le cas pour un événement en direct. Il faut donc agir en conséquence.
La notion de perfection s'intensifie dans le secteur de l'événementiel depuis que la technologie est sur un piédestal. Les gens ont tendance à penser que le numérique ne posera pas de problème. Pourtant, cela est assez intimidant pour certains professionnels. Il est rare d'avoir une solution parfaite et universelle pour le budget, les besoins et la satisfaction des clients. Faites preuve de patience lors de l'évaluation et du choix d'une plateforme.
Enfin, comme d'habitude dans votre métier : anticipez et planifiez chaque scénario. Préparez vos clients à l'avance à ce qu'impliquera l'expérience. Les répétitions ne sont pas toujours top, la technologie peut échouer. Tout ce que vous pouvez faire c'est de vous préparer pour tous les problèmes éventuels et atténuer l'anxiété de vos clients.
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