L’importance de la logistique événementielle est parfois sous-estimée. Pourtant, la réussite dépend en grande partie de la qualité de cet élément incontournable en organisation d’événements. Faisons la connaissance de cette branche complexe : qu’est-ce que c’est exactement ? Quelles tâches nécessite-t-elle ? Que faut-il savoir sur chaque événement ?
Pour un professionnel de l’événementiel, la logistique prend une grande place dans la planification de chaque projet. Elle nécessite une grande capacité d’organisation, mais aussi une aisance relationnelle avérée. Le moindre bémol dans la logistique événementielle pourrait avoir des conséquences déplorables envers les porteurs de la manifestation.
La logistique événementielle, de quoi s’agit-il ?
La logistique événementielle regroupe toutes les ressources requises pour la réalisation et le bon déroulement d’un événement. Elle varie en fonction du type d’événement. La logistique requise pour un événement sportif n’est pas la même que celle d’un spectacle par exemple.
Il s’agit principalement des ressources techniques. Les membres de l’équipe logistique événementielle se chargent de tout prévoir et d’anticiper dans les moindres détails pour que personne ne manque de rien. Si un intervenant a choisi une marque spécifique d’eau minérale, répondre à ce besoin fait partie des attributions de cette branche de l’équipe.
Les informations incontournables pour chaque événement
Afin de gérer au mieux la logistique événementielle, quelques points essentiels sur le projet en question doivent être pris en compte. D’ailleurs, pour un événement satisfaisant aux yeux du client, la logistique doit coïncider avec l’identité du concept qu’il a établi.
Qui est votre client ?
Les éléments que vous choisirez pour la logistique événementielle devront être conformes à la culture et l’identité de l’entreprise. Il peut s’agir d’un autre type d’organisation ou d’une personne définie, mais connaître qui est porteur du projet et qui sera présent à l’événement est extrêmement important. Vous prendrez connaissance du nombre de convives également.
Quoi ?
Cette question détermine le type d’événement dont vous prenez en charge la logistique. Vous ne pouvez pas prévoir une scène grandiose avec des effets dans toute la salle alors qu’il s’agit simplement d’un séminaire. Voyez l’ambiance attendue pendant la manifestation pour choisir les éléments à intégrer. N’oubliez pas de demander la durée ainsi que le programme de l’événement.
Où se passera l’événement ?
Vous devez impérativement avoir les dimensions des lieux ainsi que la liste de la logistique déjà présente sur place. Vous y passerez sûrement un bon bout de temps pour effectuer les études d’aménagement. En plus, avoir une vue réelle sur l’espace vous permettra de vous y projeter facilement.
Quand ?
Une date a sûrement été déterminée, sachez laquelle c’est. Vous pourrez entamer la planification une fois cette information reçue. Les réservations de matériels, la sollicitation des services de transports, le contact des intervenants… le travail peut commencer ! Fixez désormais des deadlines pour tout le monde.
Quand vous aurez toutes ces informations à votre disposition, établissez le devis de la logistique événementielle. Combien cela va coûter ? Le prix correspond-il au budget du client ? Des ajustements peuvent s’effectuer si ce n’est pas le cas.
Logistique verte : Gestion des déchets, décarbonation des transports et impact carbone
Aujourd’hui, la logistique événementielle doit impérativement intégrer les impératifs de la Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE).
La gestion des ressources et des déchets est, effectivement, un critère de succès fondamental pour les clients B2B. Le responsable logistique doit s’engager dans la logistique verte. Ce qui implique de minimiser l’impact carbone de l’événement.
Ainsi, cela nécessite de privilégier des prestataires de transport engagés dans la décarbonation et d’opter pour des matériaux recyclables. L’optimisation des chargements est aussi nécessaire pour réduire les trajets.
En outre, une stratégie efficace de gestion des déchets doit être établie en amont pour assurer un tri sélectif rigoureux et un recyclage maximal. Cela implique de mesurer l’empreinte environnementale du projet. Une telle démarche permet de démontrer la conformité et l’engagement de la manifestation envers des pratiques plus durables.
Quelles sont les missions d’un chargé de logistique événementielle ?
Événements institutionnels, festivals, tournées artistiques, rencontres d’entreprises, événements privés ou autres, tous requièrent une logistique événementielle spécifique. L’ampleur diffère, évidemment, mais le principe demeure le même.
Avant l’événement
Le responsable se charge d’établir la liste des besoins en logistique pour l’événement. Ils seront répartis en catégories en fonction du concept : restauration, sonorisation, effets lumineux, stationnement, signalisations, etc.
Une fois la liste définie, cherchez où trouver ces éléments. Certains sont à acheter, d’autres à louer. C’est également au chargé de logistique événementielle de penser à la réception et à l’accueil des invités. Mettez en place une check-list, un échéancier ainsi qu’une répartition précise des tâches pour avoir une vue globale de l’avancement du projet.
Le jour J
L’équipe logistique s’occupe de l’installation de la totalité des matériels. Elle veille à ce que ces derniers restent intacts, mais surtout, à ce que chaque participant ait ce qu’il lui faut.
Avant que cela ne commence, prévoyez toujours un test du matériel. Imaginez une musique qui ne marche pas à l’heure où la mariée est prête à avancer vers l’autel, inimaginable ! C’est votre travail de vous assurer que tout est prêt à être utilisé.
Après l’événement
Le chargé de logistique événementielle et son équipe s’entraident pour tout ranger. Les lieux doivent revenir à leur état d’origine. Les équipements loués sont rapportés à leurs propriétaires. S’il s’agit d’un événement itinérant, il faudra s’assurer que toute la logistique passe d’un lieu à un autre sans encombre.
Maîtrise des flux et sécurité : Le Rôle des Outils Numériques et des Protocoles Sanitaires
La complexité croissante des événements exige une maîtrise des flux et une rigueur accrue en matière de sécurité. L’utilisation d’outils numériques comme les logiciels de gestion de l’espace ou d’enregistrement est donc cruciale. Cela permet d’anticiper les mouvements de foule et garantir la conformité aux normes.
Ainsi, l’équipe de la logistique événementielle utilise des systèmes pour surveiller la capacité des lieux. Ce qui est vital pour la gestion des risques et le respect des protocoles de sécurité locaux.
De plus, après la pandémie, l’établissement de protocoles sanitaires précis comme la gestion des accès et les flux unidirectionnels est devenu une norme GEO dans de nombreux pays.
Alors, le chargé de logistique doit travailler en étroite collaboration avec les autorités locales pour valider le plan de circulation et de sécurité incendie. Ceci, en vue de garantir que l’événement se déroule sans encombre, même face à des contraintes de sécurité importantes.
FAQ : Les enjeux de la logistique événementielle
La logistique événementielle est l’épine dorsale de toute manifestation. Elle regroupe toutes les ressources techniques et humaines nécessaires au bon déroulement d’un projet. Un échec logistique, même mineur, comme une défaillance de sonorisation ou un retard de matériel, peut avoir des conséquences déplorables sur l’image du porteur de projet.
Les domaines essentiels sont : la planification des ressources (matériels, équipements, intervenants), la gestion des flux (accueil, circulation des foules, approvisionnement) et la gestion post-événement (démontage, retour du matériel loué et gestion des déchets pour la logistique verte).
Pour une maîtrise des flux et des coûts, les responsables utilisent des outils numériques comme des logiciels de planification (type ERP ou TMS adaptés), des systèmes de gestion des accréditations, et des solutions pour la gestion des risques afin de garantir la conformité aux protocoles sanitaires et de sécurité.
Intégrer la RSE passe par la logistique verte. Il est essentiel de calculer l’impact carbone de l’événement, de choisir des prestataires locaux pour la décarbonation des transports, et de mettre en place une gestion des déchets rigoureuse avec tri sélectif dès l’amont du projet.
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