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Planification événementielle : le public doit être impliqué dans ce processus ?

Planification evenementielle

Vous devez vous poser cette question si vous souhaitez appliquer une nouvelle approche de votre processus de planification événementielle. En effet, impliquer le public dans son processus de planification est une démarche légèrement non conventionnelle. Pour cela, vous pouvez utiliser des salons de discussion sur Internet. Ces crowdsourcings d’idées d’événements peuvent être un excellent moyen de créer une expérience que vos participants apprécient vraiment. Voici alors comment s’y prendre pour impliquer votre public dans votre processus de planification événementielle. Toutefois, assurez-vous de faire connaître à votre public que son avis compte pour vous.

Planification événementielle : trouvez le moyen le plus efficace de communiquer avec vos participants

Avant de commencer votre processus de planification événementielle, vous devez d’abord réfléchir aux moyens les plus efficaces de communiquer avec votre public spécifique. En effet, tous les publics ne sont pas les mêmes. De ce fait, les meilleurs moyens de recueillir leurs réactions sont tout aussi différents. Vous devez alors bien connaître le public auquel vous allez envoyer votre questionnaire. De même, vous devez également définir ce que vous cherchez exactement à obtenir en retour de leur part. Selon votre public, vous pouvez aller sur :

  • des pages Instagram, 
  • des fils de discussion Reddit, 
  • des groupes LinkedIn, 
  • et plus encore.

Ensuite, il ne vous reste plus qu’à demander simplement aux participants potentiels leur avis. 

Planification événementielle : posez toujours des questions ouvertes

Pour ce qui est des questions à poser, vous devez faire en sorte qu’elles soient ouvertes. Évitez les questions simples de type « oui ou non ». Avec cette méthode, l’analyse des réponses obtenues prendra sûrement du temps. Cependant, cela permet aux invités de répondre avec les informations qui les intéressent vraiment.

Toutefois, vous devez poser des questions courtes et interactives. Vous pouvez, par exemple, dire au début, que le questionnaire ne contient qu’une question. Ainsi, les participants ne seront pas submergés par cela. 

Après l’événement, ne vous contentez pas de savoir comment était l’événement en général. Essayez aussi de savoir comment les participants se sont sentis durant celui-ci. Posez alors des questions sur la nourriture, la température, l’audiovisuel, le lieu, etc.

Ayez un timing stratégique

En ce qui concerne les enquêtes avant ou après l’événement, le timing dépend du type d’événement. Dans ce sens, si vous voulez avoir des commentaires très spécifiques, proposez un questionnaire sur place ou bien avant la mise en vente des billets ou encore avant l’ouverture des inscriptions.  

Après votre événement, vous pouvez envoyer une enquête dans un délai d’une semaine à dix jours. 

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