Inclusif, voilà un critère recherché au cours d’un événement, même lorsque celui-ci est hybride. Après ces longs mois de restrictions et de confinement, le public a besoin de se retrouver. Les planificateurs ainsi que le reste de l’industrie événementielle, quant à eux, doivent compenser leurs pertes. Pour ces retrouvailles, tout le monde doit se sentir le bienvenu.
Un événement hybride inclusif exploite avantageusement les potentiels des formats qu’il combine en un. Il permet donc aux personnes éloignées géographiquement d’avoir accès au contenu, tout en proposant les joies du face à face. Mais cela n’est pas tâche facile. Maîtriser deux types de public en s’assurant que tous les participants soient à l’aise représente un véritable défi. Heureusement, nos conseils vont vous aider.
Que faut-il maîtriser pour rendre un événement hybride inclusif ?
Un événement hybride inclusif signifie que personne ne se sent à l’écart. Les publics virtuel et physique seront satisfaits à la fin des sessions. Vous ne devez obtenir aucune remarque du type : “vous nous avez totalement oubliés !” Commencez à démontrer assez tôt que vous vous souciez de chacun de vos participants. Dès l’inscription, utilisez les formulaires pour demander à chacun l’accessibilité qui lui correspond le mieux. N’hésitez pas à obtenir plus de détails afin de répondre à des besoins précis : sous-titrages, restrictions alimentaires, mobilité physique… Vous pouvez alors agir et anticiper en conséquence.
Équité et pas forcément égalité. Voilà une notion à retenir pour mettre en place un événement hybride inclusif. Cela signifie qu’il est tout à fait normal que les tarifs d’accès en direct coûtent plus cher que ceux en virtuel par exemple. De la même manière, vous pouvez instaurer une règle selon laquelle les femmes enceintes passent en priorité dans les files d’attente.
Créer un événement hybride inclusif est synonyme d’élargissement des horizons. Ainsi, laissez-vous surprendre par la diversité qui s’installe avec le nouvel étendu géographique de votre événement. Après tout, c’est l’un des meilleurs atouts de l’aspect virtuel. Puisque vous vous lancez dans un nouveau format événementiel, adaptez-vous à différents styles de réseautage et d’apprentissage. La technologie joue un rôle majeur dans ces nouvelles méthodes.
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