Un questionnaire de satisfaction est très utile pour un débriefing après un événement. Il permet de connaître les points forts et les points faibles dans l'organisation et le déroulement de ce dernier.
Lorsque vous organisez un événement, surtout dans une entreprise, un questionnaire de satisfaction occupe une place essentielle. Comme vous le savez, vous devez apprendre de vos erreurs, mais aussi de vos réussites. Pour cela, connaître le point de vue des participants reste la meilleure option. Dans ce guide, vous aurez toutes les informations sur l'importance d'un questionnaire de satisfaction, la préparation et un modèle simple.
Pourquoi utiliser un questionnaire de satisfaction ?
Élaborer un questionnaire de satisfaction apporte de nombreux avantages. Ce dernier fait partie des moyens d'évaluer la réussite de votre événement. Il aide aussi à améliorer les préparatifs ainsi que le mode d'approche au cours des prochains salons, séminaires, etc.
Pour améliorer les préparatifs des événements à venir
Que ce soit le premier ou un énième événement que vous préparez, vous devez trouver le moyen de vous améliorer. Par le biais d'un questionnaire de satisfaction, vous saurez si vous devez changer de prestataire, d'agence événementielle, etc.
Vous devez vous poser les questions suivantes :
- Le timing a-t-il été respecté ?
- Les invités ont-ils été satisfait du repas, de la décoration, de l'animation ?
- La logistique était-elle à la hauteur ?
- Le lieu choisi convenait-il à l'événement organisé ?
Pour obtenir les réponses à ces questions et à d'autres, vous aurez besoin de l'avis de tous les participants. De cette manière, vous pouvez prendre les mesures nécessaires au prochain événement que vous planifierez.
Renforcer la relation
En effet, lorsque vous demandez l'avis de vos collègues de travail, vos invités par rapport à l'événement auquel ils ont assisté, cela renforce vos relations avec eux. Vous leur donnez de l'importance et de l'estime en vous intéressant à leurs points de vue. Vous leur prodiguez la possibilité d'apporter leur contribution dans l'amélioration de votre travail.
Assure la fidélité des clients
Oui, durant les salons, de nombreux consommateurs viennent à vous pour acheter vos services ou vos produits. Donner de l'importance au point de vue de vos clients les fidélise et en attire de nouveau.
Comment préparer un questionnaire de satisfaction ?
Préparation d'un questionnaire de satisfaction se déroule en 7 étapes.
Étape 1 : définir les thèmes à évaluer
Vous pouvez évaluer plusieurs thèmes de votre événement. Commencez par des thématiques divisées. Par exemple : la qualité du lieu, la décoration, la logistique, le repas, les animations, l'accueil, etc. terminent par un sujet global pour connaître le niveau de satisfaction en général durant l'événement.
Étape 2 : établir les critères d'évaluation
Il existe plusieurs critères d'évaluation selon le thème. Optez pour les plus pertinents afin d'obtenir des retours précis. Voici quelques exemples.
- Le lieu : le cadre et l'environnement, l'emplacement (trop éloigné ?), la capacité de la salle.
- L'accueil : l'attente au moment du pointage, le respect, l'étiquette.
- L'animation : l'amusement, la convenance.
- La logistique : qualité de la sonorisation, l'éclairage, le confort.
Étape 3 : mettez une section de classification des invités (statut)
Cette section peut être anonyme. Néanmoins, vous avez le droit de connaître le statut de celui qui donne son avis (client, collaborateur, collègue ou employé). Laissez-leur le choix de s'identifier ou non. Précisez juste que leurs remarques sont importantes.
Étape 4 : formuler des questions en rapport aux thèmes et aux critères d'évaluation
Les questions doivent orienter vers les critères d'évaluation définis au préalable. Pour faciliter la compréhension, optez pour ces différents types de questions :
Les questions ouvertes :
Permettez au répondant de donner son avis librement. Par contre, elles ne doivent pas être trop nombreuses. La personne qui répond à votre questionnaire risque de donner des réponses immotivées ou d'abandonner. Un ou deux suffisent. Tout au plus trois.
Les questions fermées :
Les réponses attendues sont « OUI » ou « NON ». Vous pouvez ajouter une petite espace pour justifier la réponse. Cette section est facultative et ne doit pas trop se répéter.
Les questions à choix multiples :
Vous avez plusieurs critères à évaluer dans un seul thème. Au lieu de poser de nombreuses questions concernant celui-ci, rassemblez le tout dans une simple question. Précisez que vous vous attendez à plusieurs réponses.
Les questions à échelle :
Vous les connaissez bien. Elles permettent de noter différents critères et d'en tirer la moyenne.
Étape 5 : envoyer le questionnaire aux concernés
Un envoi par courriel ou une distribution directe. Peu importe les moyens, du moment que toutes les personnes concernées reçoivent le questionnaire. Accompagnez-le avec une explication de votre but. Accordez un délai convenable pour bien répondre à vos questions. Fixez une date de retour avec une marge pour ne pas brusquer les répondants.
Étape 6 : analyse des réponses
Après le recueil des questionnaires, procédez à une analyse des réponses. Portez attention aux justifications surtout pour les retours négatifs.
Étape 7 : Envoyez une accusée de réception et des remerciements
Pour bien terminer l'évaluation de la satisfaction, envoyez une accusée de réception à tous ceux qui ont participé à votre enquête. N'oubliez pas de les remercier pour avoir pris le temps de bien répondre à toutes les questions.
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