Les réunions ont toujours fait partie de l'industrie des événements. Elles n'échappent donc pas à la révolution technologique de l'année passée. Toutefois, même les versions physiques ont été affectées par ces changements. Face à cela, Rachel Bandarenko donne son avis sur le sujet. Elle est la vice-présidente des services créatifs chez McVeigh Global Meetings and Events.
C'est elle qui se charge de diriger la création et l'expansion de ce département. Elle apporte une expérience dans les événements depuis son poste chez Fourth Wall Events et INVNT. Sans oublier le plus récent en tant que directrice de la création chez Goosebumps Creative. La conception empathique est un principe directeur pour elle. Riche de ses expériences, c'est à meetingsnet qu'elle livre ses réflexions sur l'évolution rapide des réunions en personnes et virtuelles.
La conception des réunions en personne a évolué au fil des ans, en grande partie pour le mieux. Quelle stratégie de conception serez-vous heureuse de voir disparaître ?
Je suis étudiant en théorie du design et j'ai adapté ses principes à la conception de réunions et d'événements. Je ne crois pas qu'il faille être créatif simplement pour essayer d'être créatif. Ce n'est pas une stratégie de conception efficace. Dans le passé, j'ai vu des directeurs de la création proposer des idées qui font appel à leurs propres sensibilités créatives sans se connecter aux besoins du client ou des participants. La théorie du design pose toujours la question: « pourquoi est-ce que je la conçois de cette façon ? » Pour que des réunions ou des événements soient réussis et engageants, la réponse doit toujours être : « c'est pour les participants. » Une bonne conception de réunion met les besoins et désirs des participants et des clients au premier plan. Un grand concepteur d'expérience est un concepteur empathique.
Créer un engagement est l'un des plus grands défis du format virtuel. Quelle est votre stratégie préférée pour connecter un public à l'orateur ?
(…) L'intégration de la gamification dans les réunions virtuelles crée un monde engageant de connectivité par le jeu. Un jeu doit être conçu sur mesure pour répondre aux priorités d'un client. Quels sont ses objectifs ? Est-ce pour générer des questions pour l'orateur à partir du public virtuel ? Pour s'assurer que le contenu de l'orateur soit absorbé ? Définissez vos objectifs et le type d'engagement que vous souhaitez atteindre, puis construisez le jeu. Les participants adorent, surtout s'il y a des prix !
Dans cinq ans, que ne ferions-nous pas dans les réunions virtuelles que nous faisons aujourd'hui ?
Si on me posait cette question il y a un an, nous aurions tous eu tort. Je ne pouvais même pas commencer à deviner où seront les réunions virtuelles dans cinq ans. De nombreuses personnes très intelligentes pensent que les réunions hybrides sont la voie de l'avenir. Il est possible que la réalité augmentée devienne la norme pour les réunions virtuelles. D'un autre côté, les réunions en direct pourraient revenir plus fort que jamais et le virtuel pourrait être relégué au statut de “nouveau coca”. Le temps nous le dira. Peu importe où va notre industrie, comme toujours, la capacité d'innover et de s'adapter sera la clé du succès.
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