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Journalistes : comment les attirer et les accueillir à votre événement

Les relations presse sont indispensables à la promotion de votre événement. Cependant, il n’est pas toujours facile d’attirer les journalistes lorsqu’il s’agit d’une manifestation nouvelle ou peu connue. Voici donc quelques conseils pour gérer vos relations presse de A à Z.   

Organiser un événement est un processus lourd et complexe qu’il est nécessaire de valoriser en s’assurant une bonne fréquentation du public. Pour cela, il est important de faire la promotion de votre événement auprès des journalistes qui seront vos meilleurs alliés pour attirer visiteurs et participants. Pour bien gérer ses relations presse, il faut suivre quelques règles avant, pendant et après votre événement.

Avant l’événement : savoir susciter l’intérêt des journalistes

Pour cela, il vous faut établir une stratégie de communication événementielle, en ciblant les médias qui vous intéressent : presse et radio locales, nationale, télévision ? Une fois cette démarche réalisée, l’envoi d’un communiqué de presse s’impose une à deux semaines avant le lancement de votre projet. Ce document, succin mais détaillé, doit répondre en une page aux questions suivantes : qui, quoi, où et comment ? N’hésitez pas à vous assurer de sa bonne réception en téléphonant aux différents médias concernés, surtout durant les périodes riches en programmation.

Les journalistes séduits par votre événement ne tarderont pas à vous contacter pour obtenir de plus amples renseignements. Vous pourrez alors leur faire parvenir votre dossier de presse, document plus complet et plus fourni, qui mêle texte et illustrations. Ce document doit être établit en accord avec la charte graphique de votre événement. Vous pouvez également prendre rendez-vous avec le journaliste intéressé pour programmer une entrevue qui servira de base à un ou plusieurs articles. Dans l’idéal, la phase de prise de contact avec les médias se fait entre 3 et 6 mois avant votre manifestation, ce qui vous permet d’établir d’éventuels partenariats presse pour la couverture médiatique de votre événement.

Une fois ces démarches faites, n’hésitez pas à programmer des rappels de tout type : envoi d’un Save The Date, invitation à une conférence de presse (selon la taille de votre événement), envoi d’invitations à votre événement avec rappel des règles d’accréditation, etc. La difficulté de cette phase est de susciter la curiosité et l’intérêt des journalistes sans pour autant les harceler, en essayant de révéler certains détails au fur et à mesure. Subtilité et finesse sont de rigueur !

Pendant l’événement : faciliter le travail des journalistes

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Les journalistes sont très régulièrement invités à toutes sortes de manifestations. Rien de tel pour eux quand ils peuvent faire leur travail dans un environnement agréable et adapté à leurs besoins. Un accueil adéquat passe par la mise à disposition d’un espace presse où ils pourront trouver les informations et les équipements nécessaires au bon déroulement de leur mission. Un accès wifi sécurisé (avec code personnel fourni sur le badge, par exemple) est une bonne initiative qui garantit aux journalistes une connexion haut débit en toute sécurité. Au besoin, prévoyez des imprimantes.

N’omettez pas les prises de courant, extrêmement recherchées de nos jours pour recharger ordinateurs et téléphones portables. Il n’y a rien de plus pénible pour un journaliste que de devoir faire la queue pour brancher son smartphone ! Si vous souhaitez organiser des conférences destinées aux médias, réservez une salle à part afin d’éviter les interférences avec le travail des journalistes dans l’espace presse. De même, prévoyez un local dédié aux interviews.

Enfin, même au travail, on a le droit à un peu de réconfort : boissons chaudes et friandises à disposition, catering le moment venu, sont autant d’attentions qui seront très appréciées de vos contacts presse.

Après l’événement : valoriser sa réussite auprès des journalistes

Après chaque événement, il est recommandé de faire un bilan de la fréquentation, de la réussite des animations, de la satisfaction des visiteurs (grâce à un questionnaire proposé pendant la manifestation ou à sa sortie). Ce bilan, accompagné d’images, est à transmettre aux médias qui communiqueront de toute évidence sur votre événement aux lendemains du jour J. N’oubliez pas d’envoyer également ce document aux journalistes qui n’étaient pas présents, surtout dans le cas d’un événement récurrent. Cela les encouragera à venir lors des prochaines éditions !

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