Il est toujours important de le rappeler : la restauration contribue grandement à la réussite d'un événement d'entreprise. Les collaborateurs garderont un souvenir agréable de ce moment si vous veillez bien à parfaire chaque détail. Dans le cas contraire, si leur expérience culinaire est mauvaise, ils s'en souviendront aussi, mais en mal.
Vous devez donc faire votre maximum pour assurer la restauration au cours de votre prochain événement d'entreprise. Cela commence par le comptage exact de vos convives, passant par la budgétisation, le type de service et jusqu'à la sélection du menu. Autant de passages obligés qui, avec l'attention adéquate, aboutiront à une expérience formidable pour les participants. Suivez le guide !
La maîtrise de la restauration d'un événement d'entreprise commence par le nombre de convives
Aucun traiteur ni planificateur événementiel ne pourra commencer à établir un menu sans savoir le nombre de personnes attendues. Ayez donc une estimation des convives et donnez des mises à jour continues au fur et à mesure que le jour J approche. Notez quand même que pour une restauration style buffet pour un événement d'entreprise, le minimum requis est généralement de 35 personnes.
Le conseil à garder en tête est de toujours surestimer le nombre de personnes. Cela vous permettra de tenir facilement compte des participants de dernière minute. Cependant, si l'écart est conséquent, certains établissements se réservent le droit de substituer des éléments de menu pour accueillir des invités supplémentaires.
Etablissez un budget
Parfois, vous ne pouvez pas satisfaire tout le monde dans la restauration de votre événement d'entreprise. Même si vos collaborateurs veulent manger du steak et du foie gras, si les ressources financières ne le permettent pas, il ne peut y avoir de miracles. Avec la direction, définissez un budget et clarifiez ce qui doit s'y inclure. Examinez attentivement le document final avant d'en faire à un traiteur.
Attention, lorsqu'il s'agit de restauration, qu'il s'agisse d'un événement d'entreprise ou non, il n'y a pas que le menu à prendre en compte. Les nappes de tables, la porcelaine, les fleurs et autres éléments décoratifs sont aussi à considérer. Parfois, ces éléments sont inclus dans la prestation du site événementiel, mais il faut toujours se renseigner d'avance.
La restauration d'un événement d'entreprise dépend de votre organisation en amont
Pour cadrer la restauration de votre événement d'entreprise, choisissez d'abord un thème pour celui-ci. Concentrez-vous sur le sentiment, l'expérience que vous souhaitez susciter auprès de votre public. Ce n'est pas parce que le buffet est signe de prestige que vous devez l'adopter continuellement. Prenez en compte le contexte de la réunion, s'il s'agit de remercier l'équipe de vente pour ses performances financières, un concept plus décontracté passera mieux. Si vous visez la surprise, là, le buffet sera opportun.
Comme c'est le cas pour tout événement, établissez un horaire à respecter. Si des conférences ou des présentations sont prévues, déterminez à quelle heure le service doit être prêt. Travaillez étroitement avec le traiteur pour qu'il maîtrise bien le temps de cuisson et autres détails en fonction de votre programme.
Sélectionnez le menu
En fonction de votre budget, de la durée de votre événement d'entreprise, déterminez le format qu'aura votre restauration. Vous devez décider s'il s'agira d'un buffet libre-service ou d'un menu servi à table. Il y a également le style cocktail à considérer pour favoriser les échanges entre les participants.
Le choix du menu proprement dit, quant à lui, dépend avant tout du moment auquel aura lieu votre événement. Pour un petit-déjeuner, les boissons chaudes (thé, café) ainsi que les jus de fruits sont incontournables. Ensuite, vous avez le choix entre un plat principal avec deux accompagnements ou des pâtisseries. Au déjeuner, une entrée, deux à trois plats et deux à quatre options d'apéritif conviendront. Le dîner, par contre, est généralement plus copieux. Trois à cinq entrées, une soupe ou une salade, un plat principal avec deux ou trois accompagnements. Une portion de dessert ravira les convives par la suite.
Ces éléments ne sont pas obligatoires, mais veillez quand même à ce que personne ne rentre affamé de votre événement d'entreprise. Pour les cocktails, comptez entre une dizaine et une quinzaine de portions par personne. N'oubliez pas les boissons. Prenez aussi le temps de prendre en compte les restrictions alimentaires de vos invités.
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