Les salles de sous-commission virtuelles servent à un groupe de personnes qui se réunit pour résoudre un problème, discuter ou réseauter. Dans un format d'événement physique, elles sont utilisées pour les ateliers, les conférences, les séances de networking… Le but étant de donner la possibilité aux participants d'entrer dans les détails d'un sujet défini. Après une durée définie, ils retournent dans la salle principale.
Les salles de sous-commission virtuelles aident à rassembler les gens, quelle que soit la distance qui les sépare. Ce sont également un moyen efficace pour éviter que les participants soient facilement distraits. D'autant plus qu'en ligne, l'attention est facilement détournée : checker les mails, naviguer sur internet… Il devient alors plus difficile de mener des discussions, mais surtout d'obtenir l'engagement productif de tout le monde.
Conseils pour tirer le meilleur parti des salles de sous-commission virtuelles
D'abord, concentrez-vous uniquement sur un problème dans chacune des salles de sous-commission virtuelles. Ainsi, vous évitez les longues heures d'échange de mails et de messages de tchat. En même temps, vous ne perdez pas beaucoup de temps pour discuter. Par exemple, une équipe de développement de produits peut avoir une réunion hebdomadaire pour passer en revue l'état de tous ses projets en cours. Les salles de sous-commission serviront à résoudre un problème en particulier pour les membres de l'équipe concernés.
N'hésitez pas à poser des règles de bases à suivre pour l'accès aux salles de sous-commission virtuelles. Selon bizbash, en moyenne, 2 fois par heure, une interruption survient. Dans une équipe de 10 personnes, 20 cas d'interruptions distinctes peuvent donc survenir. Pour éviter les arrêts répétitifs et le manque d'engagement, demandez aux participants de se déconnecter de toutes les applications de messagerie. Ils doivent aussi désactiver toutes les autres notifications et s'assurer qu'aucun bruit ne vienne perturber leur séance. Les microphones sont à mettre sur “mute” lorsque la personne ne prend pas la parole.
Privilégiez les courtes réunions en ayant toujours un minuteur à votre disposition. Fixer une durée précise de 15 minutes par exemple aidera les participants à mieux s'organiser. De plus, très peu de gens attendent avec impatience les longues réunions interminables. Anticipant l'ennui, ils pourraient être déconnectés dès le départ. En fixant des limites claires, vous faites savoir aux gens que ce temps sera utilisé efficacement. Vous créez une situation dans laquelle ils seront prêts, désireux et capables de se concentrer sur le sujet à traiter dans les salles de sous-commission virtuelles.
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