Les zones d'enregistrement sécurisées figurent aussi de vos préoccupations à la reprise des événements. Il est bien loin le temps où il suffisait de deux gardes à l'entrée pour surveiller la file. Les protocoles sanitaires doivent s'appliquer dans les moindres détails. Le plus important étant la sécurité de vos participants, mais aussi de votre staff.
Puisque les zones d'enregistrement figurent parmi les espaces les plus occupés, elles doivent être aussi sécurisées que possible. Que vous décidiez de reprendre avec un format traditionnel ou hybride, cela est incontournable. Considérez donc ces stratégies intelligentes pour assurer la sécurité des participants dès leur arrivée.
Faites tout autant que possible à l'avance
Envisagez d'éliminer les files d'attente pour mettre en place des zones d'enregistrement sécurisées. La productrice indépendante Melissa Park suggère de faire toutes les inscriptions en ligne. Elle n'autorise actuellement aucun enregistrement sur place ni aucun rendez-vous lors de ses événements. “Pour éliminer la congestion de la collecte des badges lors de l'inscription, toutes les accréditations sont envoyées par la poste avant l'événement”, ajoute-t-elle. “Cela élimine également le besoin d'un grand bureau d'inscription, qui pourrait facilement attirer un groupe de personnes.”
Commencez les examens de santé avant l'arrivée des invités sur les zones d'enregistrement sécurisées
Park demande à tous les participants pré inscrits de présenter un test COVID-19 négatif dans la semaine suivant l'événement. Elle fournit également un message clair indiquant que si les participants présentent des symptômes, ils doivent rester à la maison. Si vous demandez aux clients de signer une décharge de responsabilité, cela doit également être coordonné à l'avance.
Établissez un plan clair pour la recherche des contacts.
Si quelqu'un tombe malade après votre événement, soyez prêt à alerter le reste de vos invités dès que possible. Tout commence sur les zones d'enregistrement sécurisées. “La numérisation des badges est effectuée à l'entrée de chaque salle ou espace. Ainsi, le mouvement des participants peut être retracé et géré si un cas positif est lié à l'événement”, explique Park.
Utilisez un espace plus grand que d'habitude pour les zones d'enregistrement sécurisées.
Assurez-vous que de grands groupes de personnes n'arrivent pas en même temps. N'oubliez pas que les zones d'enregistrement sécurisées sont le premier espace dans lequel les clients se trouvent. Il est essentiel d'utiliser un grand espace pour que les participants puissent garder leurs distances. “Prévoyez deux fois plus d'espace pour la moitié des participants”, suggère John Capano, vice-président senior du développement client chez Impact XM.
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