L'enregistrement des participants est une étape clé pour la réussite de votre événement. Mais quand plusieurs centaines de personnes convergent au même endroit et au même moment, cela peut rapidement tourner au casse-tête ! Heureusement, il existe plusieurs méthodes éprouvées pour optimiser cette procédure délicate. Découvrez dans cet article tous nos conseils pour fluidifier le checkin et l'accès des participants à votre prochain événement.
Checkin des participants : préenregistrez un maximum de visiteurs
La meilleure solution pour accélérer le checkin des participants le jour J consiste à en préenregistrer un maximum en amont. Proposez sur votre site web ou votre page d'inscription la possibilité de télécharger son billet nominatif contenant un QR code unique quelques jours avant l'événement. Vous fluidifierez considérablement le flux à l'entrée.
Veillez simplement à bien dimensionner vos équipes en fonction du nombre de personnes ayant déjà leur sésame en main : vous pourrez ainsi réduire le nombre de guichets d'enregistrement classiques sur site. Un gain de temps et d'argent assuré !
Checkin des participants : ouvrez des guichets dédiés par type de billets
Par ailleurs, même avec un taux de préinscription important, tous les participants ne disposeront pas d'un badge digital. Il est donc essentiel de maintenir des guichets physiques, en les segmentant bien par types de billets.
Par exemple, réservez des files prioritaires pour les intervenants et les invités VIP. Vous limiterez ainsi leur temps d'attente et éviterez qu'ils ne se mélangent à la foule. Idem pour les journalistes, les blogueurs ou les partenaires de l'événement : des accès dédiés faciliteront leur entrée dans les meilleures conditions.
Gérez les flux pour éviter l'engorgement
En outre, une erreur fréquente des organisateurs consiste à n'ouvrir qu'une seule entrée avec quelques points de contrôle, créant rapidement un goulot d'étranglement. Pour optimiser les flux, prévoyez plusieurs accès bien distincts aux quatre coins du site de votre manifestation.
Vous fluidifierez les mouvements des participants, qui pourront se répartir naturellement vers le guichet le plus proche ou le moins fréquenté. Des signaleurs pourront aussi les rediriger vers des points de contrôle moins saturés.
Ayez recours à la technologie sans contact
Enfin, les smartphones étant devenus le prolongement de nos mains, bon nombre d'organisateurs misent désormais sur des systèmes de lecture sans contact, via des bornes dotées de lecteurs de QR codes ou de puces NFC. Couplés à des bracelets RFID, ils permettent un contrôle ultrarapide des entrées.
Privilégiez des équipements robustes capables de scanner des centaines de badges par minute. Vos hôtes apprécieront de passer les portes en quelques secondes seulement, pour peu que vos équipes soient bien formées à ces technologies.
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