Lorsqu'une agence ou une entreprise organise un événement, elle souhaite réussir sa mission en impressionnant les convives et en satisfaisant leurs clients. Or, l'événementiel comporte de nombreux risques qu'il faut savoir gérer, voire anticiper. Voici les 5 dangers à éviter lors de la réalisation d'un événement.
1. Ne pas anticiper les risques
Comme nous le disions en filigrane, l'événementiel est un secteur où la gestion des risques est primordiale. Un professionnel de ce métier se doit d'être encore plus vigilant qu'un assureur.
Il doit anticiper TOUS les dangers possibles et imaginables. Même une fois cela fait, il garde une marge d'anticipation pour l'impossible. Les risques peuvent être techniques, un appareil défectueux ou mal maîtrisé par exemple. Cela peut être une mauvaise gestion du temps. Un enchaînement loupé et tout part à vau-l'eau. Un invité absent sur un plateau de conférence et pas de remplaçant de dernière minute ? Ce n'est pas envisageable pour un bon organisateur. Il planifie, gère les dangers et prépare des solutions de secours.
2. Ne pas anticiper les effets des dangers
Même un professionnel prudent n'est pas un être parfait. Il peut négliger les conséquences d'un danger, et ce même s'il a anticipé. Les effets néfastes sont nombreux et dépendent de cas particuliers. Par exemple, inviter des participants en trop grand nombre par rapport à la limite autorisée pour un lieu. Le problème pourrait venir d'un service de restauration trop restreint entraînant des files d'attentes monstres aux abords de l'événement. Dernièrement, les spectateurs du concert de Lauryn Hill à Bercy ont subi le retard de 2h30 de la chanteuse des Fugees. S'en est suivi un tollé sur les réseaux sociaux, largement couvert par les médias nationaux. Voilà deux exemples particulièrement parlant.
3. Ne pas s'entourer du personnel spécialisé
L'ensemble des dangers ci-dessus ne reposent pas sur une seule paire d'épaules. Et heureusement. Le gérant événementiel doit s'entourer d'une équipe au fait avec les risques de son métier. Si le responsable n'anticipe un risque, il doit le prévenir afin d'éviter la catastrophe. Chaque corps de métier à son importance. Les services de sécurité, les régisseurs, les restaurateurs, les scénographes : tous sont dépositaires d'une autorité auprès de l'ensemble du personnel. Mitiger les dangers de l'événementiel, c'est aussi former la bonne équipe.
4. Ne pas correctement provisionner son budget
Il s'agit là d'un des dangers les plus importants pour une entreprise événementielle. Par essence, elle doit composer avec le budget alloué par un client. Mais ne pas anticiper les différents risques entraîne des surcoûts. S'ils sont la plupart du temps involontaire, le fait de négliger la prédiction des problèmes peut avoir un impact sur la relation avec le client.
Surtout, cela réduit de facto le bénéfice de l'entreprise. Elle peut mettre la clé sous la porte, même si elle traite avec de nombreux clients. Il faut donc anticiper une marge d'erreur à intégrer dans le budget prévisionnel. Ce léger surcoût implique la commande de pièces détachées, d'équipements ou d'achat de nourriture supplémentaire, la venue d'un conférencier au dernier moment, etc.
5. Ne pas bien sécuriser les lieux
Les dangers de l'événementiel sont nombreux, mais les plus retors sans doute les plus évidents. La sécurité en fait partie. Dans l'événementiel, il s'agit la plupart du temps de sécuriser un ou des lieux. Il faut prendre en compte le nombre de places disponibles, la mise en place de portiques aux entrées gérées par des agents spécialisés dans le domaine, les normes incendies, la disposition des sorties de secours, etc.
Les contraintes inhérentes à un lieu déterminent ce qu'il est possible de faire en termes d'animations. Il s'agit donc d'éviter les blessés parmi le personnel lors de l'installation et parmi les spectateurs qui sont généralement là pour passer un bon moment. Le respect des normes et des consignes de sécurité est primordial. Toute l'équipe se doit d'être vigilante pour anticiper les débordements.
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