Il est des erreurs qui se payent cher. Mais il est des métiers où les erreurs se payent plus cher que d'autres. Celui d'organisateur d'événement fait partie de ceux-là. D'ailleurs, ce n'est pas pour rien que Forbes a classé la profession au 8e rang des métiers les plus stressants du marché du travail !
Festival, conférence, foire, salon ou mariage : que tout se passe à merveille ou que votre événement soit un fiasco, vous êtes aux premières loges. Profession stressante par excellence, celle d'organisateur d'événements demande un caractère et des nerfs solides. Mais en suivant quelques conseils pratiques, la tâche peut s'avérer plus aisée et permettre d'anticiper les éventuels contretemps qui, comme on le sait, sont toujours de la partie.
Erreur n°1 : perdre de vue son objectif
Il est très facile, quand on se lance dans l'organisation d'un événement, de perdre de vue l'objectif final : l'événement lui-même et son bon déroulement. Les innombrables détails qui tissent la toile de votre organisation prennent parfois une ampleur démesurée, et génèrent un stress qui a lui seul, peut vous faire flancher. Certes, il est important de dédier du temps et de la réflexion aux repas proposés, au climat ou au lieu de rêve recherché pour le mariage que vous organisez, mais n'oubliez pas « l'histoire » que vous êtes censé créer pour favoriser une expérience inoubliable. A l'heure où la génération Y est la plus ciblée, il faut savoir la surprendre et lui offrir une vraie expérience. Cette histoire dont vous êtes le scénariste commence bien avant l'organisation en tant que telle, avec une stratégie de branding qui débute dès le lancement des invitations à votre événement, passe par l'application dédiée et se poursuit pendant les enquêtes post-événement.
Erreur n°2 : dépasser le budget de votre événement
Dépasser son budget est une chose très facile à faire, et cela entraîne de nombreuses complications. Un conseil : envisagez toutes les dépenses supplémentaires possibles telles que des retards de transports en commun (qui impliquent des frais de taxi, par exemple), les changements de vols, la recherche d'itinéraires alternatifs en cas d'embouteillages, d'accident ou de grève. Tous ces paramètres peuvent entraîner des frais supplémentaires importants qu'il vaut mieux envisager. Le meilleur remède à cela est de prévoir 15 % de votre budget total aux imprévus.
Erreur n°3 : manquer de sensibilité culturelle
Cela peut paraître étrange, mais si vous organisez votre événement dans une région ou un pays qui n'est pas le vôtre, ou pour une population aux coutumes différentes des vôtres, il est à parier que vous ferez face à des chocs culturels. Selon les religions et les croyances, les réactions peuvent varier. Renseignez-vous sur les dates de jours fériés et de fêtes religieuses afin de ne pas organiser votre événement en plein Ramadan si vous ciblez un public musulman, où pendant la Semaine sainte dans un pays fortement catholique, par exemple.
Un conseil : contractez les services d'un spécialiste sur place afin de vous assurer de ne pas commettre d'impair.
Erreur n°4 : utiliser les outils technologiques de façon abusive
Trop de technologie peut tuer un événement. Pourquoi ? Vous avez fait créer une superbe application dédiée à votre événement, et vous êtes fier de ses capacités. Cependant, vous remarquez que le public présent à votre événement passe son temps à consulter son téléphone plutôt que de participer à l'événement. Commentaires et selfies sur les réseaux sociaux se multiplient, mais finalement, sur place, l'ambiance n'est pas à son apogée. Autre exemple : vous avez loué des scanners de billets ultra-performants, mais à cause de l'humidité ambiante, ils fonctionnent mal et cela provoque d'immenses files d'attente aux entrées. Parfois, on peut faire simple et bien !
Erreur n°5 : manquer de temps pour boucler votre événement
Votre budget est bouclé, votre branding est excellent, vous avez opté pour les meilleures solutions technologiques pour votre événement… Mais vous manquez de temps. Comme pour le budget, vous devez prévoir une sorte de « temps tampon », un sas qui vous permettra au pire de gérer les retards de programmation, et au mieux, de souffler un peu avant le début de votre événement !
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