La trésorerie figure parmi les bases de la réussite d'un événement. Si elle n'est pas bien gérée, il se peut que vous deviez annuler certaines activités. Dans le cas où vous n'anticipez pas assez vos besoins, vos ressources financières pourraient être insuffisantes. Voilà pourquoi toute la gestion doit être au point bien avant le jour J.
Chaque planificateur n'est pas forcément doué en chiffres ou en finances en général. Néanmoins, il doit savoir gérer sa trésorerie avant et tout au long de l'événement. Il aura évidemment une équipe dédiée à ce service, mais en tant que leader d'équipe, chaque décision lui revient. Il prend part à la mise en place d'un plan financier solide, assurant que rien ne tourne mal de ce côté-là.
Quels éléments utiliser pour améliorer la trésorerie avant un événement ?
Pour être sûr à 100 % d'obtenir les bénéfices escomptés, ou au moins avoir la somme nécessaire à l'événement, vous devez améliorer la trésorerie bien avant sa tenue. Bien sûr, la vente de billets va certainement vous apporter une jolie somme (à condition d'en vendre suffisamment), mais ne vous y fiez pas à 100 %.
Le sponsoring et la publicité
Dans la plupart des cas, il est quasiment impossible d'organiser un grand événement sans sponsors pour renflouer la trésorerie avant le lancement. Ces organisations vous soutiennent et vous aident à démarrer en échange d'une visibilité considérable tout au long du projet. Même lorsque votre manifestation se déroule en ligne, les entreprises savent déjà comment se positionner.
Veillez néanmoins à choisir les sponsors qui correspondent à votre concept. La trésorerie avant l'événement est importante, mais votre image également. Si vous organisez un festival autour de la sensibilisation pour la protection de l'environnement par exemple, vous pouvez solliciter des enseignes d'énergie renouvelable.
Vendre des espaces publicitaires vous rapportera également des sous. Qu'il s'agisse d'emplacements sur site le jour J ou sur vos supports de communication pré-event, les opportunités sont nombreuses. Exploitez tous vos outils : site internet, application mobile, magazine, affiches électroniques… Tout dépend de ce que vous mettez en œuvre pour la promotion de votre projet.
Les frais d'inscription et la vente de billets assurent la trésorerie avant l'événement
Ces deux aspects représentent les sources de revenus principales. Avant l'événement, la trésorerie se porte mieux si les inscriptions sont nombreuses, idem pour la vente de billets. Utilisez la technologie pour faciliter les procédures et vous rapprocher de vos cibles. Vous aurez ainsi la possibilité de commencer à vendre dès 6 mois avant la date prévue. Les fonds récoltés vous permettront d'avancer dans la réalisation du projet puisque la trésorerie débutera aussi 6 mois avant l'événement.
Vente de goodies et d'articles audiovisuels
Cette pratique vous aide dans la promotion avant l'événement, mais pèse aussi dans la trésorerie. Créez des goodies à l'image de votre marque : t-shirt, tasses, clés USB… Choisissez des articles qui serviront quotidiennement à vos participants. Mieux encore, ils pourraient les porter ou les utiliser pendant la manifestation. Ainsi, ils seront plus motivés à l'achat.
Si vous organisez un concert, un spectacle ou un festival, les produits audiovisuels sont aussi intéressants. CD, DVD, vinyle, autant d'articles qui attireront le public. Vous n'êtes pas obligé de les vendre séparément. Pourquoi ne pas offrir un des articles à une catégorie de billet spéciale par exemple ? Les participants adorent les considérations. Pour les billets VIP, vous pouvez offrir tout un coffret.
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