Avoir un portfolio aide tout organisateur événementiel à obtenir plus de clients. Il ne s'agit pas seulement de nombre, mais aussi de montant de budget. Mieux vous présentez vos réalisations, plus les entreprises et les particuliers avec de grands moyens vous sollicitent. Voilà une manière efficace de vous faire un nom au sein d'une industrie où la concurrence règne.
Le portfolio donne une idée de votre professionnalisme en tant qu'organisateur événementiel. Le format dépend de vos préférences. Il peut se présenter sous forme de livre composé de coupures de presse et d'images par exemple. Vous pouvez aussi opter pour un site web que vous pourrez afficher sur un écran d'ordinateur ou même une tablette comme un diaporama. Le plus important reste le contenu.
Qu'est-ce qu'un organisateur événementiel doit mettre dans un portfolio ?
Les photos se classent en tête de liste des éléments à ne pas oublier dans un portfolio lorsque vous êtes un organisateur événementiel. Pour éblouir les clients, les images valent mieux que les mots. Faites une comparaison avant-après de vos réalisations avec la salle initiale d'un côté et sa version finale d'une autre. Prenez des photos avec un angle large pour donner une meilleure vue de la toile de fond, des dispositions de tables, des arrangements floraux, etc.
Les témoignages de clients apportent également plus de valeurs au portfolio d'un organisateur événementiel. Récoltez-en après chaque événement que vous organisez. Si possible, enregistrez un extrait sonore et mettez-le près d'une photo du client dans votre site web.
Dans le même style, la lettre de recommandation est plus formelle, mais aussi plus captivante. Notez cependant qu'il est important que vous ayez une relation particulièrement bonne avec le client pour lui faire une telle requête. En tout cas, qu'il s'agisse de la lettre ou du témoignage, facilitez les réponses en établissant une liste de points à aborder au préalable. Vous ne risquez pas ainsi de rater des éléments importants.
Les médias se placent toujours en tête de liste des moyens de promotion les plus fiables. Si vous aviez paru dans un journal, un magazine ou une revue, mettez les articles de presse en question dans votre portfolio d'organisateur événementiel. Pour la version online, vous pouvez même inclure les liens des émissions TV et radios. Plus votre carrière évolue, plus les opportunités s'offrent à vous. Elles vous donnent une apparence très professionnelle.
Montrez vos méthodes de travail
Certains clients préfèrent savoir à l'avance comment ressemblera le jour de leur événement. Bien que vous ne puissiez pas créer un projet en quelques minutes, vous pouvez montrer le processus que vous allez suivre. Une fois encore, cela est une preuve de professionnalisme, mais aussi de rigueur dans votre travail. Expliquez au client le type de calendrier que vous établissez ainsi que vos méthodes de planification. Si possible, vous pouvez même lui présenter un exemple tiré d'un événement passé. Présentez différents types de tableaux correspondants à des styles de manifestations différents en guise d'inspiration.
Les informations sur l'organisateur événementiel sont à inclure dans le portfolio
N'oubliez pas que le portfolio est une présentation de l'organisateur événementiel et de ses réalisations. Le document démontre que vous êtes compétent dans votre domaine et effectue une rétrospective de votre parcours. Voilà pourquoi votre biographie doit aussi y figurer. Ne vous étalez pas trop, soyez court et concis. N'oubliez pas de mettre une photo de vous. Si besoin, programmez une séance photo corporate pour l'occasion.
Si vous avez suivi des formations spécifiques liées à votre secteur d'activité, vous devez absolument inclure les certificats et les diplômes obtenus à l'issue de celles-ci. Ces éléments peuvent faire toute la différence auprès des clients.
Encore un autre plus à mettre dans le portfolio d'un organisateur événementiel : les exemples des fois où vous avez résolu des problèmes. Dans ce métier, cela vous est certainement arrivé plus d'une fois. Démontrez que vous pouvez trouver des solutions même pendant les situations difficiles. C'est une manière de rassurer le client sur vos capacités à atteindre les objectifs qu'il a fixés.
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