Un centre de commande hybride, c’était la solution adoptée par l’American Geophysical Union au cours de sa réunion annuelle. Se déroulant à 100 % en ligne, l’événement a duré 13 jours avec 1 000 sessions semi-live et 10 000 autres préenregistrées. Phénoménal, mais comment cela était-il possible ?
Tout planificateur d’événement virtuel sait à quel point cela est stressant. C’est plus difficile de rester derrière son écran en espérant que tout se passe bien par rapport au stress lors des événements en direct. Là au moins, il est facile d’intervenir dans l’immédiat. Afin de relever son challenge, l’American Geophysical Union a opté pour le centre de commande hybride.
Un centre de commande hybride qui repose sur le travail d’équipe
Qu’il s’agisse d’un événement online ou en présentiel, le travail d’équipe du staff est primordial. Durant les deux semaines de l’événement, l’hôte a donc misé dessus en investissant dans un centre de commande hybride. 11 personnes travaillaient dans une même pièce, à 2 mètres de leurs collègues pour s’assurer que tout se passe bien.
L’équipe communiquait via des casques et ceux qui n’étaient pas présents sur place faisaient leur part depuis chez eux. Pour que le centre de commande hybride fonctionne à merveille, il a fallu installer 26 écrans. Cela permettait aux producteurs d’entendre et de voir tout ce qui se passait au cours de sessions en simultanée.
Ainsi, au moindre problème technique, la communication avec l’équipe technique était facile et celle-ci pouvait intervenir rapidement. Un mode de fonctionnement idéal pour un événement virtuel sans accroc. “Avec toutes ces personnes travaillant ensemble dans les coulisses, nous avons été beaucoup plus rapidement en mesure de dépanner les problèmes et de les réparer ou de les résoudre.” Ainsi souligne Lauren Parr, vice-présidente des réunions chez American Geophysical Union.
Même si l’équipe disposait de 26 écrans opérationnels, elle a préféré ne pas les lancer simultanément dans un premier temps. Ils ont commencé avec 8 sessions et ont augmenté le chiffre au fil des jours. “Arrivés à la deuxième semaine, nous étions prêts, déchirants et rugissants. Nous avons rédigé tous nos protocoles exactement comme nous le voulions”, confie Matt Hughes. Il est account manager senior du centre de commande hybride.
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