La clé du succès d'un événement consiste à garder le public engagé. Un fait sur lequel tout le monde s'accorde, mais qui est plus difficile à mettre en œuvre. Cet article fait un tour sur ce qu'il faut faire pour rendre une conférence virtuelle intéressante.
En fait, il est plus important que jamais d'innover en matière d'engagement du public. Il faut utiliser des tactiques à la fois virtuelles et en personne pour faire participer le public et recueillir des données importantes. Voici quelques méthodes pour susciter l'intérêt du public.
Faire appel à un animateur pour organiser l'événement virtuel
A-t-on réellement besoin d'un présentateur (ou d'une présentatrice) pour mener à bien une émission en ligne ? Il est légitime de se poser la question, étant donné les coûts supplémentaires que cela engendre.
Les entreprises sous-estiment souvent son rôle
Ainsi, certains diront « pas besoin d'un animateur, ce n'est pas très compliqué » car ils ont déjà fait des dizaines de réunions sur Zoom ou Teams depuis deux ans. De même, certains penseront que pour la convention en ligne, les échanges se feront sans problèmes, la parole passant d'un intervenant à un autre.
Enfin, il y a ceux qui opteront pour un animateur amateur issu des rangs de la société pour animer leur événement virtuel. La raison évoquée ? La prestation ne durera que 1h30 et il sera facile de divertir 500 personnes en ligne.
Pourquoi c'est une grave erreur
En réalité, l'absence de présentateur nuit gravement à la bonne tenue d'un événement en ligne. Ainsi, une étude effectuée par l'expert des événements en ligne Alga a démontré que taux moyen de perdition s'élève entre 10 à 20 % au fil de l'événement par rapport au pic d'audience, sans un animateur. En effet, il peut être difficile de reproduire l'énergie palpable en direct à travers un écran d'ordinateur, les e-spectateurs ouvrant facilement d'autres fenêtres sur leur ordinateur.
Or en présence d'un présentateur, le taux de déperdition est contenu en dessous des 5 %. De ce fait, les animateurs virtuels représentent pour les organisateurs d'événements la porte d'entrée dans les foyers des participants virtuels aux événements. Ils les guident spontanément au fil du contenu de l'événement, au lieu de les faire passer d'une salle à l'autre.
Néanmoins, s'il constitue l'un des grands facteurs de réussite d'un événement virtuel, l'impact du présentateur est à relativiser. En effet, il y a d'autres paramètres à prendre en compte.
Divertir les participants à un événement virtuel
Garder les participants engagés, motivés et attentifs constitue un défi de taille lors d'un événement. En effet, les publics ne peuvent pas assimiler un ensemble d'informations trop longtemps, surtout s'ils les reçoivent via un écran d'ordinateur. Ainsi, si le programme ne prévoit pas de pauses régulières, les participants vont commencer à se déconnecter, au sens propre comme au sens figuré.
Le divertissement leur fournit des activités amusantes et vivantes. Cela les aide à se détendre et à se vider la tête, afin qu'ils puissent rester alertes et concentrés pour la session suivante.
Les participants peuvent par exemple visiter une destination pittoresque, nager avec des requins ou marcher dans l'espace en utilisant une simple application de réalité virtuelle (VR).
Pour que les participants puissent se sentir connectés, la digitalisation d'un événement doit être envisagée à tous les niveaux. Il est également possible de concevoir une escape room, de sorte que les publics aient réellement l'impression de se déplacer dans un espace physique et de jouer le jeu. Ces options peuvent être associées à des tactiques de gamification pour les événements virtuels afin de les rendre encore plus attrayants.
L'importance du décor pour les événements virtuels
La création d'un environnement efficace est importante pour organiser un événement de qualité et offrir aux participants une expérience cohérente d'un conférencier à l'autre. En fait, la mise en place d'une toile de fond ou d'un écran vidéo à thème permet de valoriser la marque et de capter l'attention des participants. Or, il faut veiller à ce que le décor soit suffisamment attrayant sans distraire les orateurs qui s'expriment à l'autre bout de la pièce.
Un décor ciblé et bien défini peut transmettre efficacement un message et raconter une anecdote. Pour ce faire, il est possible d'opter pour une présentation sobre et discrète ou pour une technologie audiovisuelle et un éclairage. Ces derniers permettent d'attirer l'attention et de créer un véritable impact. En fait, ce qui compte, ce sont les objectifs visés lors de l'événement.
Le décor peut également servir à mettre en avant les sponsors de l'événement ou à remercier ceux qui l'ont rendu possible. Pour ce faire, il suffit d'utiliser la signalisation numérique, les couleurs et l'éclairage de la marque, l'affichage, les bannières publicitaires numériques sur votre écran, etc.
Choisir les meilleurs conférenciers pour l'événement
Le choix d'un conférencier est capital pour le succès de l'événement. L'intervenant va apporter de la valeur à la conférence en augmentant sa notoriété, un élément indispensable à la mise en place de la campagne publicitaire. Le ton de l'événement dépend de l'orateur choisi. Ce dernier devient le porte-parole de la marque et sa réputation peut améliorer celle de la société. Un conférencier de qualité peut avoir un impact sur les résultats obtenus.
Mais comment trouver le bon orateur pour le prochain événement ?
Voici quelques questions à poser avant de procéder à la recherche d'un conférencier :
- Quel est l'objectif principal de l'événement ?
- Quel est le public visé ?
- Quel type de personnalité convient le mieux à l'événement ?
- À combien s'élève le budget ?
- Quel est l'objectif du conférencier invité ?
La réponse aux questions ci-dessus devrait donner une meilleure idée du type d'orateur recherché.
Pourquoi le contenu est-il le moteur de l'événement virtuel ?
Le contenu est l'élément le plus important de l'événement virtuel. Il faut alors réfléchir soigneusement à ce que le public doit retenir. La meilleure façon de planifier le contenu consiste à commencer en gardant la fin en tête. Pour ce faire, il faut établir un plan pour rassembler les points les plus importants à aborder, puis créer des diapositives avec des images fortes pour étayer ces points.
Une fois le plan défini, il faut créer une histoire visuelle. À cet effet, il faut se mettre dans la peau d'un producteur de cinéma, et non d'un écrivain. Le plan a déjà servi à créer le « scénario » du film. À présent, il faut donner vie à ce scénario en utilisant des images, et non des diapositives chargées de texte.
Par exemple, l'utilisation de la vidéo et du streaming en direct offre davantage de possibilités de diffuser du contenu de manière plus créative. Il existe également un format hybride qui permet de préenregistrer et de faire participer l'orateur. Celui-ci peut ensuite répondre aux questions et conclure l'événement par les prochaines étapes et les actions à entreprendre.
Le témoignage de Sandra Gallant sur la collaboration d'Erilia avec Alga
La société Erilia a fait appel à ALGA – le Palais des congrès virtuel pour une diffusion en direct qui a rassemblé plus de 650 collaborateurs connectés.
Sandra Gallant, responsable du département communication a témoigné du bon déroulement de la collaboration. Elle a révélé : “le partenariat avec le studio s'est très bien passé. En quelques semaines, ils ont réussi à relever le défi que nous leur avions lancé.”
La plateforme numérique permet à l'utilisateur de naviguer dans l'événement de manière intuitive. Elle dispose de toutes les fonctionnalités essentielles pour s'adapter à la taille et aux besoins des événements.
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