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Comment convertir un événement physique en virtuel ?

Pour ceux qui préfèrent jouer la carte de la sécurité, convertir un événement physique au virtuel paraît comme la meilleure alternative face à la pandémie. En plus, la reprise des événements en personne n’est pas encore certaine pour les semaines à venir. Dans ce sens, nous décidons de vous donner quelques conseils qui vous seront précieux dans votre démarche.

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La première raison pour convertir un événement physique en virtuel est que ce dernier ne sert plus de complément au format en face à face. Désormais, il le remplace et le public y prend goût. Encore faut-il savoir s’y prendre correctement. Nous vous disons tout, suivez le guide !

Comment sera votre événement ?

Même s’il s’agit de convertir l’événement physique en virtuel, le fonctionnement de base dans la planification reste le même. Le fait qu’il y a certains types de manifestations qui ne conviennent pas au numérique. Pourtant, cette nouvelle manière de procéder dispose d’un grand potentiel à exploiter. Afin de vous éloigner de l’échec, posez-vous 3 questions essentielles.

Quel type d’événement fonctionnera le mieux ? 

Lorsque vous réfléchissez à ce que votre événement doit être pour ses débuts en ligne, tenez compte des types qui existent. Doit-il être entièrement numérique ou pourrait-il être hybride ?

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Comment pouvons-nous mieux cartographier tout cela ? 

Comme toute décision de grande ampleur, intégrer le plan dans un brief créatif est toujours une idée intelligente. Cela permet de cartographier les différentes caractéristiques de l’événement, les budgets, les objectifs / mesures et la manière dont les sponsors peuvent être intégrés.

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Comment devrions-nous le promouvoir ? 

Que vous choisissiez le tout numérique ou hybride, vous devrez immédiatement développer un rapport avec votre participant pour le garder enthousiasmé par tous les canaux. Voici quelques exemples clés : e-mail, réseaux sociaux et push

Pour convertir efficacement un événement physique en virtuel, concentrez-vous sur l’engagement 

L’engagement représente un des plus grands défis lorsque vous décidez de convertir un événement physique au virtuel. En restant chez eux, les participants ont de nombreuses raisons de se distraire, même au milieu de votre événement. Ainsi, vous devez faire des progrès supplémentaires pour donner vie à votre concept.

Ayez une stratégie de narration visuelle intelligente qui donne aux participants une raison d’être interactifs. Des quizz en ligne aux sondages d’audience en passant par les questions-réponses virtuelles, vous pouvez initier une interaction avec les participants via une participation active en direct. Même les fonctionnalités de gamification peuvent fonctionner et être livrées avec un suivi intégré. N’oubliez pas de toujours ajouter une dose d’humour dans votre stratégie.

Même pour convertir un événement physique au virtuel, il y a toujours de la place pour le réseautage.

Il y a un fil conducteur que tous les événements et conférences en direct partagent : l’heure de réseautage. C’est le moment où tout le monde se calme, prépare sa carte de visite et boit collectivement un verre (avec de l’alcool ou non). C’est l’occasion de digérer les activités de la journée, d’approcher les gens et de laisser votre personnalité travailler.

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Pour convertir efficacement un événement physique au virtuel, il ne faut pas oublier ces bonnes pratiques-là. Pensez aux salles de sous-commission (ou hangouts virtuels) où les gens peuvent se connecter via une expérience partagée. Ils peuvent partager un Quarantini virtuel et même se séparer dans une salle de discussion en dehors du groupe pour un pow-wow privé.

Vous ne pourrez peut-être pas échanger de vraies cartes de visite, mais vous pouvez faire mieux : en échangeant des vCards. Il est aussi possible d’envoyer des personnes vers votre site web et vos réseaux sociaux d’un seul coup. Une connexion plus significative qui prospérera longtemps après la déconnexion.

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