Comme pour le reste de la planification, le timing de votre événement virtuel doit passer par un processus d'analyse défini. Il ne suffit pas de choisir une date au hasard. Vous devez vous assurer que tous les éléments temporels que vous communiquez correspondent à des critères spécifiques. Vous ne savez pas encore de quoi s'agit-il ? Nous vous disons tout !
Bien que cela ne soit pas habituel pour certains, la réponse à la question “quand ?” prend beaucoup de temps à se définir. D'autant plus que cela évoque à la fois le jour, la date, l'heure et la durée. Lorsque tout ce qui concerne ces points est ok, vous pouvez dire que le timing de votre événement virtuel est prêt.
Premier élément du timing de votre événement virtuel : la date
Pour ceux qui projetaient de tenir un événement physique, mais doivent migrer au virtuel, cet aspect du timing ne devrait pas changer. Le public est déjà prêt à assister à votre manifestation à la date initiale. Pour les concepts annuels, celle-ci fait déjà partie de l'identité de la marque. Cependant, les nouveaux événements doivent passer par un processus d'étude.
Le choix de la date de votre événement virtuel pour un timing parfait doit correspondre à la disponibilité de votre cible. Évitez les vacances scolaires et concentrez-vous sur la période de l'année qui l'intéresse le plus. Si votre concept concerne l'électronique par exemple, une date proche du black friday ne serait pas judicieuse.
A part les participants, il faudra aussi prendre en compte l'emploi du temps de vos intervenants. Si vous travaillez avec des conférenciers de haut niveau, ne décidez pas d'une date avant sa confirmation. Puis, n'oubliez pas de savoir ce que vos concurrents préparent. Là, le choix vous appartient. Certains préfèrent éviter l'affrontement alors que d'autres n'attendent que cela pour faire leurs preuves.
Quelle sera la durée de votre événement ?
Deuxième point à définir dans le timing de votre événement virtuel : la durée. Même si vous aviez l'habitude de tout organiser sur une journée au cours du format physique, sachez que cela ne fonctionne pas online. Il faudra tout repenser en ce qui concerne cet aspect. Le fait est que les participants se distraient facilement devant un écran. Ils ne peuvent pas rester scotchés devant sans pause.
L'alternative serait donc de diviser votre événement en plusieurs tranches courtes et fréquentes au cours de l'année. Au cours d'un trimestre par exemple, vous pouvez proposer un sujet d'intérêt à discuter au cours des sessions de 3 à 4 heures au maximum. Les formats sont nombreux : petits groupes, questions-réponses, etc. Afin d'engager le public, n'oubliez pas d'inclure des moments de détente et de réseautage dans votre programme : happy hour virtuel, activités de brise-glace, etc.
L'heure joue un rôle important dans le timing de votre événement virtuel
Rappelez-vous que lorsque votre événement migre au virtuel, il devient mondial et cela doit être pris en compte dans votre timing. Les participants viennent-ils du même fuseau horaire ? Si la réponse est non, choisissez une heure avec un bon chevauchement. Sinon, il y a toujours l'option d'exécution à des moments différents si vous disposez des ressources nécessaires pour cela.
Une fois encore, voyez la disponibilité de votre cible. Si vous avez un public professionnel et que votre événement intègre son travail, vous pouvez opter pour les heures de bureau. A part cela, l'heure de la journée peut représenter une opportunité pour développer un message créatif autour de votre événement. C'est un excellent moyen pour se démarquer des autres. Vous pouvez par exemple axer votre promotion par rapport à un brunch virtuel ou un happy hour de réseautage online. Les gens imagineront immédiatement à quel moment de la journée votre manifestation aura lieu.
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