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Comment organiser un événement virtuel sans erreurs ?

Les erreurs, surtout techniques, représentent les pires cauchemars des participants d’un événement virtuel. Elles le sont encore plus pour ceux qui les organisent. De plus, la concurrence est de plus en plus rude en ce qui concerne ce format. Ce qui signifie que les professionnels maîtrisent de plus en plus cette nouvelle technologie qui marche.

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Le principe qui pousse à éviter les erreurs au cours d’un événement virtuel est simple. Personne n’aime être coupé en pleine parole au cours d’une visioconférence à cause d’un problème de connexion internet par exemple. Il en est de même pour les webinaires auxquels on n’entend absolument rien au bout de 20 minutes. Faites en sorte que ces anomalies-là ne fassent pas partie de votre manifestation online. Suivez le guide !

Anticipez les erreurs éventuelles en coachant les participants à votre événement virtuel

Il n’est pas rare que les erreurs de connexion au cours d’un événement virtuel surviennent d’une fausse manipulation du participant. Pour éviter cela, entre autres possibilités, c’est à vous de le préparer au mieux, bien avant le jour J. Commencez par informer les personnes inscrites sur ce qui est nécessaire pour accéder à l’événement.


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Est-il nécessaire de télécharger une application ? Si oui, encouragez-les à les faire à l’avance. Un mot de passe sera requis à la connexion ? Toutes les réponses aux questions de ce type doivent être communiquées dès le processus d’inscription achevé. Fournissez les mêmes informations à tout le monde.

S’il y a des questions fréquemment posées, prenez le temps d’y répondre par mail, en mettant en copie tous les participants. N’hésitez pas à envoyer un autre courriel de rappel avec les informations principales sur l’événement : heure, date, mode d’accès, etc.

organiser un événement virtuel sans erreurs

Faites le point en interne

Les erreurs surviennent souvent lorsque les orateurs d’un événement virtuel se trouvent dans des lieux différents. Pour éviter cela, prévoyez un test audiovisuel avec eux. Simulez le processus de l’événement de A à Z. Incluez les transitions telles que le partage d’écran, les changements de conférenciers et les salles de sous-commission. Programmez cette étape au moins un deux jours avant l’événement. Cela vous laisse largement le temps de corriger les problèmes éventuels.

Ayez le bon matériel pour éviter les erreurs au cours d’un événement virtuel

Puisque l’événement virtuel se déroule en ligne, les principales erreurs concernent souvent la connexion internet. Vous devez donc vous assurer d’en avoir une solide et sûre. Vérifiez bien dans quelle partie de votre maison le signal wifi est au top et installez-vous à cet endroit le temps de votre événement. Sachez que votre proximité avec votre routeur assure la rapidité de votre connexion. 

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La meilleure solution serait d’opter pour le câble Ethernet, ce qui éviterait les variations de signal. Pour être sûr, testez le débit de votre connexion avant la session. Pour info, une visioconférence stable nécessite une vitesse entre 1 et 4 Mbps.

Vérifiez les présentations

les types d'écrans d'un événement virtuel

Tout ce que vous allez diffuser pendant votre manifestation doit être clair et net pour tous les participants. Les erreurs de présentations ne sont pas du tout appréciées au cours d’un événement virtuel. Ainsi, diaporamas, graphiques et vidéos doivent être assez grands et avec une bonne résolution pour être visible sur tous les types d’écrans. Considérez que tout le monde n’utilise pas forcément le même périphérique : ordinateurs portables, tablettes, téléphones.

Les erreurs techniques : ennemies à fuir au cours d’un événement virtuel

Le plus important est que vos participants gardent un intérêt infaillible pour votre contenu jusqu’à la fin de la séance. Ce n’est pas toujours facile au cours d’un événement virtuel, surtout si des erreurs techniques surviennent. Préparez donc un bon emplacement pour la caméra de vos orateurs. Un mur de couleur neutre sans fenêtres ni portes fonctionne bien. 

Le sujet doit être l’objet principal dans le cadre de la caméra. Sa tête et ses épaules doivent bien remplir celui-ci. L’objectif doit être au niveau de ses yeux autant que possible. Côté éclairage, misez sur la douceur et la constance. Le contre-jour est évidemment à bannir.

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Le mieux serait d’avoir un microphone intégré pour toutes les personnes qui prendront la parole. Cela réduira le bruit de fond. Vérifiez bien la sélection de périphériques dans votre ordinateur si vous utilisez un micro externe.

Au cours de l’événement, encouragez les invités à muter leur micro lorsqu’ils ne parlent pas. Cela évite les sons parasites, ce qui garantit le confort de tous.

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