Afin de préserver le bon déroulement des projets de l’entreprise, celle-ci préfère organiser un séminaire virtuel malgré le télétravail. Avec la pandémie, les événements en interne restent en stand-by. Heureusement, la technologie connectée offre plusieurs moyens d’y remédier.
Team building, convention en ligne et séminaire virtuel ne sont que des exemples parmi les possibilités de manifestations à distance. Sachez cependant que leur organisation diffère de ce qui est nécessaire pour les événements en direct. Afin de mener à bien votre projet, voici le guide à suivre. La solution est simple : pensez au-delà des limites et laissez votre créativité vous guider.
Un séminaire virtuel, pourquoi ?
Rappelons que la tenue d’un séminaire, même s’il n’est pas virtuel, est fondamentale pour la vie interne de l’entreprise. Un tel événement permet un moment d’échange entre les employés d’une même boîte. C’est une opportunité d’améliorer le savoir-faire afin de mener au mieux un projet commun.
Un tel rassemblement des équipes se fait en dehors des locaux pour renforcer la cohésion. Il est donc important qu’elle se poursuive même si tout le monde ne se trouve pas au même endroit. Les collaborateurs doivent continuer à communiquer favorablement et rester synchrones dans le mode de travail pour optimiser les résultats. C’est également une manière de ne pas se sentir seul et donc, de rester motivé.
Définissez un objectif
En événementiel, tout concept débute par la détermination d’un objectif à atteindre. La règle ne change pas même si votre séminaire migre au virtuel. Avec ce nouveau mode de travail, avez-vous besoin de mettre à jour le mode de fonctionnement de votre équipe ? Souhaitez-vous avoir plus d’avis sur le déroulement d’un projet à venir ? Ou est-ce simplement parce que votre équipe doit garder le contact. En tout cas, le choix doit se faire.
A partir de là, vous allez pouvoir façonner le message à transmettre. Attention, il est absolument interdit d’improviser un séminaire virtuel. Tout doit se préparer à l’avance, notamment ce que vous allez communiquer.
La programmation reste importante même lors d’un séminaire virtuel
Lors d’un séminaire non virtuel, vous définissez un programme à l’avance sur toute la durée de l’événement. Faites de même pour ce nouveau format. Commencez par déterminer la date de la manifestation. Choisissez un jour pendant lequel tout le monde peut se focaliser totalement sur les activités. Évitez donc les dates déjà programmées pour les rendez-vous avec des clients par exemple.
Si vous décidez d’inviter des intervenants, organisez bien la prise de parole de chacun. A part cela, assurez-vous que ces personnes disposent des ressources matérielles nécessaires pour le séminaire virtuel. Prévoyez un test du micro, de la caméra et même du décor. Les participants se déconcentrent facilement lors des événements online.
Une fois que vous avez la liste des intervenants, incluez les activités et autres éléments nécessaires. Répartissez-les sur le temps de votre événement. Ainsi, vous obtiendrez le programme à partager avec vos collaborateurs avant le jour J.
Suscitez l’engagement des participants
Voici le plus grand défi d’un séminaire virtuel. Évitez à tout prix que votre assistance s’ennuie. D’autant plus qu’au cours d’un événement online, les gens se fatiguent au bout de 20 minutes. Gardez leur attention en les faisant participer. Entamez des séances de questions-réponses, choisissez une plateforme où il est possible de communiquer instantanément via un tchat.
A part cela, prévoyez également des activités brise-glace auxquelles tout le monde participera. Le choix dépend de vos objectifs de départ. Le plus important étant que chacun puisse s’exprimer. Pour ceux qui souhaitent pousser l’expérience plus loin, adaptez les repas de groupe pour un séminaire virtuel. Comment faire ? Engagez un prestataire de restauration et de livraison. Chaque participant recevra son menu livré chez lui pour pouvoir passer un bon moment autour de la table virtuelle avec ses collaborateurs.
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