Puisque les événements hybrides incarnent la nouveauté l’industrie, quelques erreurs sont pardonnables. Cependant, si celles-ci vouent à l’échec l’événement ou impactent négativement de manière significative l’expérience du public, la donne change. Pour que vous puissiez anticiper ces maladresses dans votre planification, nous vous mettons sur la piste de ce qu’il ne faut pas faire ou ne pas oublier.
Certains diront certainement que les erreurs au cours des événements hybrides font partie du processus. Cependant, en tirer des leçons ou non fera la différence dans la qualité de vos futurs concepts. Misez sur une manifestation à l’épreuve des balles en évitant les faits suivants. Ainsi, vous ferez réellement la différence.
Parmi les erreurs lors des événements virtuels : garder les frais identiques pour les deux expériences
Même si le même moment central est diffusé en direct, l’expérience online diffère de celle en direct. Même si pendant les événements hybrides vous devez satisfaire le public des deux parties, évitez les erreurs qui peuvent tout gâcher. La session physique va certainement coûter plus cher puisque vous aurez des charges supplémentaires à couvrir : lieu, mobilier, mesures sanitaires, etc. N’imposez pas les mêmes coûts aux participants virtuels. Cela pourrait les démotiver.
Ne pas préparer les intervenants au format hybride
Ignorer le public online fait aussi partie des erreurs récurrentes lors des événements virtuels. Il est donc important que vos intervenants ne le fassent absolument pas. Pour cela, préparez-les à ce nouveau format qui pourrait encore être inhabituel pour certains. Voyez ensemble comment jongler efficacement entre les deux types de participants. Il serait peut-être nécessaire que l’orateur déploie des efforts supplémentaires.
Ne pas faire de test avant le jour J
Même s’il ne s’agissait pas d’événements hybrides, omettre la phase de test fait partie des erreurs les plus graves. Limitez les mauvaises surprises en anticipant des problèmes qui pourraient survenir. Faites le test sur l’ensemble de l’événement assez tôt pour avoir le temps de corriger les anomalies éventuelles. Connexion internet, fonctionnement de la plateforme, éclairage, arrière-plan, son, matériel vidéo, qualité des PAD, vérifiez absolument tout !
Après l’événement, menez des sondages, demandez l’opinion de vos participants. C’est une manière de leur prouver qu’ils font partie de l’aventure. Les réseaux sociaux seront votre meilleur allié pour promouvoir les moments phares de vos sessions. Oublier la phase post-event fait souvent partie des erreurs des planificateurs d’événements hybrides. N’en faites pas autant.
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