Si vous projetez de solliciter des services externes pour votre projet événementiel, vous aurez besoin de rédiger un appel d'offres. C'est de cette manière que vous pourrez ensuite sélectionner l'agence ou le prestataire qui saura répondre à vos besoins. Cependant, vos exigences doivent être claires et précises pour que les soumissionnaires puissent vous satisfaire au mieux.
Rédiger un appel d'offres événementiel ne doit aucunement se faire à la hâte. Vous devez d'abord finaliser votre concept et en déduire les services que vous souhaitez externaliser. Ne sautez aucune étape. Si vous ne savez pas par où commencer, suivez notre guide complet !
Quel type d'appel d'offres événementiel allez-vous rédiger ?
Avant d'avancer, il faut d'abord savoir où mettre les pieds. Sachez que vous pouvez rédiger un appel d'offres événementiel qui concerne un seul projet ou plusieurs. Dans le second cas, il s'agira plutôt d'un contrat cadre. Il y aura donc des prestations répétitives d'événements qui seront régies par un seul contrat entre le client et le prestataire. Évidemment, l'accord est limité dans le temps.
En tout cas, rappelons qu'un appel d'offres est un document contenant vos demandes, vos besoins, mais aussi vos contraintes pour votre projet événementiel. Il est envoyé à des fournisseurs (agences, prestataires…) pour qu'ils puissent vous proposer les services s'y afférant. Vous procédez ensuite à la sélection de l'offre qui convient le mieux à votre événement.
Première étape : rédiger un brief
Le brief est l'élément central de l'appel d'offres événementiel que vous allez rédiger. Il doit à la fois être clair et riche en informations pour que les soumissionnaires puissent fournir des recommandations pertinentes. Dans un premier temps, vous devez contextualiser le projet. Vous commencez donc par présenter votre entreprise. Si vous faites partie d'une filiale, soulignez-le. Apportez le plus de détails possible sur votre entité : localisation, politique, structure, plans, chartes… Les illustrations sont également les bienvenues.
Ensuite, expliquez le positionnement marketing et communicationnel de votre entreprise. Faites part des dernières études de marché en soulignant le profil client, la zone d'exécution, les données socioéconomiques pertinentes. Les points forts et les points faibles qui en résultent seront également d'une grande utilité. Vous serez alors en mesure de faire part de votre constat : quelle politique de communication utilisez-vous ? Décrivez votre identité visuelle (logo, mascotte…), mais aussi vos signatures visuelle et sonore.
Lorsque vous aurez expliqué la situation actuelle, partagez vos ambitions d'avenir. Rappelez-vous, le meilleur prestataire est celui qui saura y répondre. L'appel d'offres événementiel que vous allez rédiger doit donc être très clair sur ce sujet. Comment souhaitez-vous voir évoluer votre communication ? Quels sont les enjeux actuels de votre boîte ?
Deuxième étape pour rédiger un appel d'offres événementiel : le diagnostic général
Toujours dans le but de mettre les soumissionnaires dans le concept, expliquez votre environnement concurrentiel. Pour cela, vous pouvez vous référer aux études de marché et aux veilles concurrentielles. Obtenez le maximum d'informations.
Ensuite, utilisez la matrice SWOT (FFOM) pour évaluer votre entreprise. Cette partie est incontournable pour rédiger un appel d'offres événementiel. Dégagez les forces, les faiblesses, les opportunités ainsi que les menaces de votre entité. N'essayez pas d'enjoliver les faits, vous ne pourrez pas vous améliorer en faisant cela.
Quelles sont vos ressources financières ?
Vos sources de financement doivent être citées brièvement. N'oubliez pas de parler des contraintes liées à ce sujet dans l'appel d'offres événementiel que vous êtes sur le point de rédiger. Ensuite, détaillez votre distribution budgétaire: communication, production, frais généraux, animations…
Troisième étape : finaliser l'appel d'offres événementiel à rédiger
Bien qu'il s'agisse de la finalisation, cette étape requiert encore beaucoup de travail. Rédiger un appel d'offres événementiel, c'est aussi éclairer les agences/prestataires sur ce qui les attend. Ainsi, éclairez-les sur les relations que vos deux entreprises vont entreprendre : qui prend les décisions, quelles sont les procédures à respecter, les règles de confidentialité… Vous pouvez même définir les valeurs que vous recherchez.
Détaillez bien les missions de l'agence ou du prestataire. Il en est de même des modalités de la consultation. Soulignez la durée du contrat, les modes de soumissions d'offres, les deadlines et les formats à respecter. Jouez toujours la transparence en faisant part de vos modes et critères de sélection. Généralement, il s'agit d'un système de notation que vous pouvez également expliquer.
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