L'approvisionnement, voilà un point que l'on aborde peu dans le milieu de l'événementiel professionnel. Pourtant, cela ne réduit en rien son utilité. Le fait est que les planificateurs et autres chargés de l'organisation prennent l'habitude de se passer de cette catégorie de tâches. Elle s'incruste souvent parmi les attributions du service logistique et personne ne remarque réellement son importance.
Il y a quelques années, les gestionnaires d'approvisionnement étaient loin de faire l'unanimité sur le marché de l'événementiel. Il leur était souvent reproché de ne pas comprendre la complexité du secteur. Malgré cette réticence, petit à petit, les gestionnaires ont réussi à faire leur nid. Les organisateurs ont pris conscience de leurs forces. Voici les 4 atouts que les gestionnaires d'approvisionnement peuvent apporter aux équipes de réunions et d'événementiel.
Identification et cartographie des parties prenantes
L'engagement des parties prenantes est essentiel à la réussite d'un SMMP. Il est important de ratisser large pour identifier un maximum d'actionnaires. Suite à cela, il est essentiel de passer à l'étape suivante qui consiste à « cartographier » et à tenir compte des préoccupations des parties prenantes qui ont une influence positive, négative ou neutre.
Stratégies d'approvisionnement
L'élaboration de diverses stratégies d'approvisionnement pour correspondre à différents types de fournisseurs est capitale. Cela permet d'assurer à chacun les meilleurs fournitures possible. Les stratégies d'approvisionnement peuvent également varier en fonction de l'importance d'un fournisseur.
C'est l'étape la plus importante puisque chaque détail sera étudié à la loupe. Un faux pas à ce stade pourrait coûter cher pour l'entreprise. Pour garantir la qualité des services, faites appel à des professionnels en expliquant clairement vos attentes.
Prise en charge de l'appel d'offres (demande d'informations, de proposition et de devis)
La gestion du processus d'appel d'offres, de RFI (Demande d'Informations) ou de RFQ (Demande de Devis) peut être vraiment complexe. Une analyse de marché détaillée est souvent nécessaire pour déterminer la base de fournisseurs, la planification de la communication et la gestion des délais pour les fournisseurs. Vu que les autres tâches dans votre procédure de planification nécessitent aussi plusieurs actions, des gestionnaires d'approvisionnement vous seront plus qu'utiles.
Il en va de même pour l'examen interne de l'appel d'offres, ainsi que l'analyse des résultats de l'appel. Le fait que le gestionnaire d'approvisionnement dirige ce processus et gère les négociations permet à l'agence de ne pas faire le sale boulot. D'autant plus qu'avec de l'expérience, il connaît mieux le marché que vous.
Analyse des opportunités
L'équipe d'approvisionnement peut également aider à évaluer les dépenses, les estimations du volume de réunions et d'événements ou les économies potentielles du programme. Ces informations sont essentielles pour avoir une idée précise du portefeuille de réunions et d'événements existants. Elles permettent aussi d'estimer les bénéfices de la mise en œuvre d'un SMMP. Ces informations vous seront d'une grande utilité quand viendra le moment d'évaluer votre projet.
La collaboration entre le gestionnaire d'approvisionnement et les équipes de réunion est essentielle pour que les compétences de chacune des parties se complètent. Tout le monde doit être sur le même niveau d'informations.
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