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Evenmentiel : bien organiser son événement

L’évenmentiel est un formidable instrument marketing. Il permet de faire connaître un nouveau produit, services, véhiculer un message ou élargir un public cible. Plus qu’une simple technique de promotion, il permet d’assurer une bonne communication, et d’entretenir l’entente entre les différents acteurs du marché. Il existe plusieurs branches d’activités et de services concernés par l’evenmentiel. Mais chaque entreprise a besoin de créer un événement relatif à son secteur d’activité, qui réunira les publics pertinents et améliorera son image de marque.

Comment réussir un événement ?

Trouvez un concept

Tout événement, produit ou service commence par une idée. Les bonnes idées ne manquent pas autour de l’évenmentiel. Cependant, toutes ne sont pas nécessairement adaptées à vos objectifs. Il s’agit de trouver les meilleurs concepts qui vont dans le sens et du fonctionnement de l’entreprise. Que vous souhaitiez valoriser, stimuler, former ou encore informer, les événements doivent apporter des bénéfices tangibles pour votre entreprise. La création d’un concept est la première étape de l’élaboration de votre projet, puisque le type d’événement et le choix du lieu reposent grandement sur celui-ci. Par exemple, si vous comptez organiser un séminaire ou informer le public, il est judicieux de donner rendez-vous au public dans un auditorium.

Trouvez un lieu approprié

Optez pour des lieux inspirants, stimulants, originaux pour encadrer vos événements. L’aspect le plus notable et le plus influent de ceux-ci sera en effet le cadre. Plusieurs paramètres sont à voir de près quant au choix de celui-ci : services, espace, accessibilité, sécurité, … etc. Prévoyez préalablement une visite des lieux, en demandant aux prestataires de mettre à l’écrit toutes les informations fournies. Après la visite et tous les documents en main, vous pourrez procéder à la signature du contrat de réservation. La souscription à une assurance peut également être une mesure judicieuse, voire indispensable. Gardez tous les détails relatifs à la manifestation évenmentiel sous contrôle et sécurisé.

Soyez organisé

Entourez-vous des meilleurs outils (aujourd’hui disponibles en grand nombre) pour vous organiser efficacement. Vous pouvez pour cela utiliser des logiciels de gestion et de planification de tâches. Par exemple, google propose l’application en ligne Google Apps for work. Il s’agit d’un outil “tout en un” réunissant des utilitaires et de petits gadgets très pratiques pour gérer votre planning. Vous pouvez également miser sur “Slack”, un outil de communication à la fois léger et simple d’utilisation pour échanger avec vos équipes. D’autres sites proposent également leur assistance pour vous accompagner dans vos gestions et organisations évenmentiel, tels qu’Azendoo, Asana, etc.

Choix de la date et de l’heure

Avant toute chose, il faut se renseigner sur internet ou auprès de sources fiables (journalistes ou blogueurs par exemple). En effet, vous devez savoir s’il n’y a pas d’autres types d’évenmentiel, à la même date, qui seraient susceptible d’attirer les mêmes personnes que vous. Le jour de la semaine a également son importance, vous pouvez d’ores et déjà rayer le lundi, qui doit vous servir à faire vos relances ainsi que le vendredi, bien trop proche du week-end.‍

En ce qui concerne l’heure, celle-ci dépend beaucoup du type d’invités et du format que vous privilégiez. Les premières heures de la journée se consacrent en général aux journalistes qui auront le temps de rédiger leurs articles en seconde partie de journée.

– “Les breakfast meetings” (petit déjeuner de travail) ont l’avantage de connaître un taux de présence plus élevé, sont plus attrayants qu’une réunion d’affaires ordinaire, permettent un gain de temps et d’argent.

– Les “afterwork”  soirées entre collègues, c’est l’occasion de franchir la barrière hiérarchique et de créer une ambiance conviviale et informelle. Cela permet notamment d’aider certaines personnes qui auraient pu se sentir exclues dans un autre contexte à trouver leur place au sein de l’entreprise. C’est aussi un bon moyen d’étendre son réseau et d’échanger des cartes de visite tout en s’amusant.

Médiatisez votre événement

La médiatisation de votre événement est une étape essentielle mais délicate. Il faut s’adapter aux différents types de médias.

Pour les médias traditionnels, il peut être pertinent de prévoir un pré-event dédié aux journalistes à l’issue duquel vous leur remettrez un dossier de presse (sous format papier et numérique) présentant votre type d’évenmentiel. Les blogueurs et autres influenceurs ne doivent pas être négligés. Vous pouvez les inviter à votre événement, mais prévoyez des animations particulières et des petites attentions spécifiques pour eux.

Les réseaux sociaux sont devenus incontournables pour promouvoir votre événement en amont. Prévoyez donc un Hashtag dédié pour y relayer l’actualité du lancement. Vous pouvez l’indiquer dans les invitations pour travailler votre “teasing” (Technique publicitaire qui vise à éveiller la curiosité du contact pour augmenter l’attention portée au message et sa mémorisation) sur Twitter, Facebook, ou Instagram afin de donner un aperçu de ce qui est à venir et susciter curiosité et envie chez vos invités. Misez aussi sur le Live Media pour accroître l’attractivité de votre évènement.

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Contents1.Comment réussir un événement ?1.1.Trouvez un concept1.2.Trouvez un lieu approprié1.3.Soyez organisé1.4.Choix de la date et …

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