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Quels sont les pièges à éviter dans la planification d’un événement ?

les pièges à éviter dans la planification d’un événement
Organiser un événement grâce à sos event

Les pièges ne sont pas moindres lorsqu’il s’agit de concevoir, puis de produire un événement. Cela s’applique aussi bien qu’il s’agisse d’une manifestation en face à face, virtuelle ou hybride. D’ailleurs, depuis l’apparition de ces nouveaux formats, les erreurs à éviter sont plus nombreuses. Sans oublier qu’avec la Covid, il y a plus de stress, ce qui complique le travail des planificateurs et de leurs équipes.

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Bien que les pièges provoquent des impacts négatifs sur un événement, il faut les considérer comme des défis. Le fait est que dans le secteur événementiel, les challenges font partie du quotidien, au même titre que les surprises. Tout ce que vous pouvez faire c’est d’anticiper au maximum. Ainsi, vous disposerez déjà des solutions si le pire survient.

Voici les pièges auxquels vous serez confronté pendant un événement :

Proposer une expérience utilisateur difficile est absolument déconseillé, pourtant cela n’est pas rare. Ce qui en fait l’un des pièges à éviter lorsque vous concevez un événement. L’inscription des participants est l’un des premiers et des plus importants aspects. Un processus d’inscription frustrant dissuadera les prospects de s’inscrire. Les équipes événementielles doivent s’assurer que leur processus d’événement, de l’expérience d’inscription aux commentaires post-événement, est efficace et facile à naviguer.

processus d'inscription frustrant

Le manque de collecte et d’accessibilité des données est aussi un des pièges récurrents dans la réalisation d’un événement. Les données du formulaire d’inscription peuvent orienter les participants vers des informations pertinentes. Elles ont le pouvoir de les maintenir engagés depuis l’inscription jusqu’aux suivis post-événement et même plus tard dans le parcours client. 

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Sans une collecte de données appropriée et un accès pratique, les organisateurs d’événements passent à côté d’informations cruciales et d’interactions avec leur public. De plus, l’accès instantané aux données d’événements aide les planificateurs à obtenir une vue à 360 degrés. Ils visualisent toutes les communications et interactions avec les prospects et les clients. Cela leur permet d’adapter les communications en cours. Sans oublier que les données sont incontournables dans la mesure de la réussite d’un événement.

Les pièges liés à un événement ne s’arrêtent pas lorsque celui-ci est terminé. Dans la phase post-event, évitez d’avoir trop de travail manuel : envoi de mail de suivi, collecte de données supplémentaires, rassemblement de rapport. A la place, faites confiance à la technologie et optez pour des solutions numériques pour automatiser vos tâches

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