Quelques professionnels de l’événementiel partagent avec nous aujourd’hui ce qu’ils pensent être les points douloureux dans la planification événementielle de nos jours. Ces points concernent essentiellement les négociations difficiles, la formation des novices, les mesures d’économie et la communication avec les participants.
Premier point douloureux : la formation des novices
La majorité des organisateurs disent que le manque d’expérience des hôtels et des nouvelles recrues au sein de leurs propres services est un réel blocage pour le bon déroulement de l’événement. Dans ce sens, un d’eux déclare que les visites virtuelles sont encouragées en interne afin de réduire les coûts. Toutefois, certains vendeurs d’hôtels novices ne savent pas mener une visite virtuelle suivant la manière dont le planificateur le voudrait.
Deuxième point douloureux : les négociations
Le point le plus douloureux dans la négociation concerne l’inexpérience de certains représentants d’hôtels ainsi que le recours aux algorithmes des logiciels de gestion des revenus.
Un planificateur témoigne : “J’ai envoyé un appel d’offres à un hôtel et j’ai reçu un prix plus élevé que la fourchette que je leur ai donnée. Mais alors que j’étais sur le point de partir, ils nous ont proposé un prix baissé. Cependant, là encore, un autre aller-retour, pour une autre négociation de restauration.”
Une astuce : Dans des domaines tels que la restauration, l’audiovisuel et la production, il est essentiel pour les organisateurs de connaître les coûts de ces éléments pour des événements récents organisés dans un lieu donné. Avec cela, ils peuvent disposer d’un point de départ raisonnable pour la négociation.
Troisième point : la communication aux participants
Voici une autre question qui pose problème aux organisateurs : celle de la communication aux participants. Cette question est cruciale, surtout s’il s’agit d’annoncer d’importants changements apportés à une réunion pour des raisons de coût.
Un témoignage d’un organisateur : « Nous avons ajouté une soirée gratuite à l’ordre du jour. Cependant, pour 2 des 3 matinées, nous envoyons les participants prendre leur petit-déjeuner au Starbucks avec des cartes-cadeaux ». En vivant cela, les participants à cet événement peuvent douter du professionnalisme et de la qualité de l’événement dans son ensemble.
La solution qu’il a trouvée : « Nous impliquons à la fois la direction et les chefs de service dans nos communications. De cette manoère, les attentes des participants seront correctement définies. Ils savent pourquoi nous faisons ces choses. Toutefois, nous ne nous en excusons pas. De plus, nous sommes sûrs que la réunion atteindra son objectif. »
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