Dans cette période post-pandémique, les planificateurs de réunions font face à un tout nouveau niveau de stress. Notamment, les réunions accueillent de nouvelles parties prenantes internes. En raison de ce nouveau paramètre, les planificateurs événementiels passent beaucoup de temps à faire leurs preuves auprès de nouveaux clients internes. Que peuvent-ils faire pour rendre cette tâche plus facile ?
Créez la confiance des parties prenantes
Selon les professionnels de l'événementiel, un des moyens les plus rapides de gagner le respect des dirigeants et des parties prenantes est de comprendre à la fois les priorités de l'entreprise et les objectifs généraux de la réunion. Dans ce sens, il faut voir les organisateurs d'événements comme des partenaires stratégiques. Toutefois, pour être un partenaire stratégique, il faut vraiment comprendre l'entreprise. De ce fait, comprendre les défis du macro-environnement peut aider les planificateurs à comprendre comment la stratégie événementielle est liée aux objectifs de l'entreprise.
Quelques astuces
Pour y arriver, Koleen Roach, directrice des réunions et de la gestion des conférences chez Securian Financial Group, dévoile quelques astuces :
- assistez aux appels de résultats trimestriels de votre organisation et d'autres opportunités éducatives, même si vous vous sentez débordé,
- vous n'avez pas besoin de comprendre comment ils ont obtenu les chiffres, vous devez simplement comprendre pourquoi ils font ce qu'ils font à un niveau très élevé.
Préconisez un changement d'état d'esprit
Par ailleurs, le fait de passer du statut de preneur d'ordre à celui de partenaire stratégique nécessite un changement d'état d'esprit. Les planificateurs ont besoin d'être considérés comme des experts et non comme des preneurs d'ordre. Ils doivent poser des questions approfondies et faire preuve de professionnalisme ainsi qu'être préparés au métier.
Expliquez les aléas du nouvel environnement pour les parties prenantes
Même si les restrictions sanitaires sont levées, de nombreuses parties prenantes ne sont pas au courant du marché des réunions post-pandémie. Par ailleurs, leurs unités commerciales font face à leurs propres inconnues. Nous pouvons citer la volatilité des marchés et des bénéfice ainsi que l'inflation des coûts de la main-d'œuvre. Tous ces facteurs rendent les budgets plus délicats. De même, ils ralentissent le processus de prise de décision concernant les dépenses liées aux réunions.
Vicki Lester, vice-présidente et responsable du marketing des intermédiaires chez Columbia Threadneedle Investments, vous donne des astuces pour inciter les parties prenantes à communiquer sur les pressions qu'ils subissent :
- être transparent, direct et répétitif sur les échéances clés,
- être explicite sur les compromis à faire si les délais ne sont pas respectés,
- savoir proposer des options plutôt que de poser des questions ouvertes.
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