Le modérateur virtuel veille au bon déroulement de la prise de parole au cours de l'événement. Il s'assure également du respect de timing dans le programme. Bien que les attributions soient à peu près les mêmes qu'en présentiel, l'aspect technologique donne lieu à certains laisser-aller pour la personne chargée de ce travail. Vous avez certainement déjà remarqué tel ou tel individu mettre trop en avant sa voix ou accaparer le temps devant la caméra.
Il arrive que le modérateur virtuel ne donne pas assez d'occasions de parler aux intervenants. Parfois, il n'agit pas lorsque le tchat de questions se remplit de commentaires non pertinents. Pour que vous ne commettez pas de telles erreurs, voici un processus avant-pendant-après que vous devez suivre. Si vous êtes un planificateur, mettez-le à disposition de celui ou de celle que vous engagez pour le poste.
Les attributions d'un modérateur virtuel avant l'événement
Le modérateur virtuel passe à l'action avant le jour de l'événement. Il doit établir une liste pour la discussion et la partager avec les intervenants. Tout le monde doit au moins connaître le nom des autres panélistes. Ensuite, organisez une visioconférence pour une familiarisation avec la plateforme et vérifier les aspects logistiques de chacun.
Recueillez des photos, des informations et des biographies à partager avec le public. Fournissez au moins 3 questions à chaque conférencier à l'avance pour l'aider à préparer des réponses courtes.
C'est également le moment de déterminer la stratégie de médias sociaux : quel hashtag utilisez-vous ? Qui va gérer les questions qui viennent du public sur les réseaux ? Déterminez l'ordre de prise de parole et rappelez aux panélistes de concentrer leurs réponses au profit de l'audience spécifique.
Que faut-il faire pendant l'événement virtuel ?
Si possible, les participants devraient allumer les caméras pour stimuler l'engagement de toutes les parties prenantes. C'est au modérateur de les en informer. De la même manière, faites savoir que vous surveillez le tchat et attendez leurs questions. Partagez des informations sur les panélistes notamment leurs profils sur les réseaux sociaux ainsi que le hashtag de l'événement. Incitez le public à réagir sur ces médias tout au long de l'événement.
Pour bien gérer les intervenants, gardez les questions contextuelles, sans laisser les orateurs s'écarter du sujet. Fermez tous les arguments de vente. Permettez aux panélistes de débattre et de discuter entre eux. Rappelez-leur d'utiliser les noms des autres. Cela est très important lorsqu'il s'agit d'événement virtuel.
Et après ?
Le modérateur virtuel doit partager les informations de contact des panélistes avec les participants dans un e-mail de suivi. Encouragez-les également à suivre les conférenciers sur les réseaux sociaux. Si vous avez l'aval des responsables, partagez un enregistrement de la session avec le public. N'oubliez pas d'envoyer des notes de remerciement ou des courriels aux intervenants.
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