Selon un panel d'experts et de vétérans de l'événementiel, la transparence et l'intégrité quant aux coûts sur l'organisation des événements est apparue comme un facteur majeur de prise de décision du client, et la confiance accordée dans une entreprise.
Dans tous les business, l'argent est un paramètre crucial. Dans le monde de l'événementiel cependant, il prend une dimension à part parce que les entreprises font avant tout un pari, prennent un risque de retour sur investissement. Une question qui en amène beaucoup d'autres quant aux éléments à considérer pour les organisateurs mais aussi pour les participants.
Comment convaincre un client de se décider ?
Le business de l'événementiel possède une caractéristique majeure. La barre d'entrée est très basse. Organiser un événement peut se faire pour des coûts limités, ce qui permet donc à certains nouveaux venus de casser les prix. Le problème, c'est que dans ce milieu plus qu'ailleurs peut-être, ce n'est pas un gage de qualité. Dans un sens ou dans l'autre. C'est pour cela qu'il faut être capable de montrer aux clients potentiels, à ceux qui viennent à un événement pourquoi ils paient, pourquoi tel événement coûte plus cher qu'un autre mais c'est aussi un investissement qui en vaut la peine. Pour cela, il faut à la fois montrer les intérêts concrets, les avantages physiques offerts au client mais aussi ceux qui découlent de l'événement en lui-même comme sa réputation, le public sur les années précédentes, bref, tout ce qui a une valeur évidente mais pourtant n'apparaît pas forcément sur un bilan comptable.
« Je suis dans les affaires depuis 17 ans maintenant, je ne pense pas qu'il se passe un jour sans que nous n'ayons à expliquer aux clients pourquoi nous facturons ce que nous facturons. C'est à nous de savoir ce que nous valons et combien nous le facturons » explique Cara Kleinhaut, fondatrice de AGENC. Concrètement, pour un client qui n'est pas un habitué, noter les différences de qualité entre deux événements peut se révéler une tâche difficile à appréhender. Etre capable de l'expliquer permet donc de compenser un désavantage tarifaire et de pouvoir rester compétitifs. En effet, rien ne sert de rêver à une uniformisation des coûts, il semble presque impossible de régulariser un système qui fonctionne avant tout à base d'expériences personnalisées. Les différences régionales d'un point de vue tarifaire influent aussi massivement.
Accepter l'échec ou savoir refuser
Un des arguments qui revient le plus dans la bouche des spécialistes de l'événementiel, c'est la capacité de réaction en terme de crise ou de problème. Concrètement, les clients ne paient pas seulement pour participer à un événement mais aussi pour ne pas avoir à stresser, pour avoir l'assurance qu'ils n'auront à rien se préoccuper d'autre que ce pour quoi ils sont là : faire des ventes, toucher des clients, etc.
Pour autant, certains acteurs du marché font aussi une erreur relativement classique. Garantir, tout du moins oralement, que tout se passera bien, que rien ne sortira du programme. Une idée particulièrement risquée, parce que rien ne se passe jamais sans aucun problème. Mais c'est justement là que le fait d'avoir un spécialiste compte, dans sa capacité à gérer les problèmes.
Une réputation qui passe aussi par le fait de devoir refuser quelqu'un chose à un client si ce n'est pas possible. Une action qui ne doit pas être entièrement vue comme négative. Sur le long terme, il s'agit d'une pratique qui peut porter ses fruits. Une entreprise qui est transparente sur ses coûts, qui ne promet rien à tort et à travers, qui connaît ses forces et ses faiblesses inspire confiance. Un résultat qui mérite sans aucun doute la peine qu'on s'y attarde.
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