Si le poste d’assistant chef de projet événementiel vous intéresse, assurez-vous d’avoir une qualité fondamentale : la polyvalence. Le fait est que pour réussir dans ce métier, il est important de savoir s’adapter. Mais surtout, vous auriez plusieurs tâches à achever, et ce, par rapport à divers aspects de l’événement. Voici un descriptif pour y voir plus clair.
De la réalisation d’un événement à la gestion de l’organisation opérationnelle en passant par l’élaboration des documents relatifs à la communication et au marketing, et au suivi financier du projet, le métier d’assistant chef de projet événementiel demande une multitude de compétences et de savoir-faire. Si vous alliez à la fois connaissance des outils informatiques, des langues étrangères et des ficelles du monde de la communication, cette activité professionnelle peut vous correspondre, à partir du moment où vous savez également gérer votre stress et des situations aléatoires et inattendues.
Assistant chef de projet événementiel : définition
Comme son nom l’indique, l’assistant assiste. Il aide et vient en soutien au chef de projet et réalise pour lui les tâches que le chef de projet ne peut pas gérer. Ensemble, ils constituent la base de l’équipe d’organisation et doivent donc travailler en étroite collaboration, main dans la main. Durant l’élaboration du dossier, il se charge de déterminer la taille du ou des lieux où se déroulera l’événement. Il effectue ensuite les démarches requises à la mesure de ses prévisions.
Au fur et à mesure de l’avancée de la partie organisationnelle, il s’occupera également des hébergements et de la restauration des intervenants et du public éventuellement. La signalétique, la recherche et le contact des fournisseurs, la gestion des stocks et des livraisons et enfin de l’accueil le moment venu peuvent aussi être parmi ses attributions.
Il est sous l’autorité directe du chef de projet et analyse pour et avec lui la commande du client. Il définit ainsi les besoins, les exigences, établit des devis tout en respectant un budget si celui-ci est imposé. Tout cela se fait en respectant le cahier des charges du client et les délais. Il met ainsi en place un planning de travail afin de suivre et gérer les différentes phases du projet. Par ailleurs, c’est lui qui crée les supports éditoriaux tels que la signalétique, les badges et les contremarques. En bref, c’est, avec le chef de projet, le chef d’orchestre de l’aspect logistique d’un événement.
Événementiel : les étapes de travail de l’assistant chef de projet
La première étape, et non la plus intéressante, est la réponse aux appels d’offres. Fastidieuse, elle est cependant indispensable pour décrocher des contrats et des budgets. La rédaction des propositions commerciales fait partie de la phase « pré-organisation » pas toujours très motivantes, mais utiles. C’est une fois le contrat signé avec le client que la partie organisationnelle peut commencer en tant que telle. Elle se traduit par une réflexion sur les concepts clés de l’événement, le choix des lieux adaptés et l’élaboration des outils de communication.
Pendant l’événement, le travail continue : il faut gérer la logistique avec les approvisionnements, les fournisseurs, le montage et le démontage des structures ; les équipes sur place, le personnel, avec une coordination irréprochable afin d’éviter toute confusion et tout conflit.
L’aspect financier est délicat mais doit être suivi très régulièrement : l’assistant chef de projet fait des rapports journaliers à sa hiérarchie à ce sujet et gère les étapes de facturation au client et aux fournisseurs.
Puis, il communique : c’est la personne qui suit le processus de mise en ligne des informations et de leur diffusion. En ce sens, l’assistant chef de projet doit avoir une flexibilité et une connaissance des outils technologiques irréprochable. Un métier fort intéressant et valorisant, qui demande sens de l’initiative, amabilité, sérieux.
Cet aspect communicationnel s’applique aussi bien en interne qu’en externe. Il avise les clients par rapport à l’avancée du projet si cela est nécessaire. Il briefe et coordonne le travail de l’équipe et des prestataires et fournisseurs. Mais aussi, il s’assure que la cible de l’événement reçoive le message que l’annonceur souhaite transmettre.
Evidemment, tout comme le chef de projet, le travail de l’assistant continue au-delà du jour J. Il sera nécessaire de rédiger un rapport complet de l’événement. Ce qui permettra à toutes les parties prenantes d’évaluer sa réussite ou non. Cela représente aussi un point de départ pour les améliorations du travail de l’ensemble de l’équipe pour les projets à venir.
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