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Assistant évènementiel

Assistant(e) chef de projet événementiel : un profil polyvalent

Le métier d’assistant chef de projet événementiel requiert une grande polyvalence puisqu’il regroupe toutes les activités liées à l’organisation d’un événement : voici un descriptif pour y voir plus clair.

De la réalisation d’un événement à la gestion de l’organisation opérationnelle en passant par l’élaboration des documents relatifs à la communication et au marketing, et au suivi financier du projet, le métier d’assistant chef de projet événementiel demande une multitude de compétences et de savoir-faire. Si vous alliez à la fois connaissance des outils informatiques, des langues étrangères et des ficelles du monde de la communication, cette activité professionnelle peut vous correspondre, à partir du moment où vous savez également gérer votre stress et des situations aléatoires et inattendues.

Assistant chef événementiel

Assistant chef de projet événementiel : définition

Comme son nom l’indique, l’assistant assiste. Il aide et vient en soutien au chef de projet et réalise pour lui les tâches que le chef de projet ne peut pas gérer. Ensemble, ils constituent la base de l’équipe d’organisation et doivent donc travailler en étroite collaboration, main dans la main. Durant l’élaboration du dossier, il se charge de déterminer la taille du ou des lieux où se déroulera l’événement, puis de démarcher des salles à la mesure de ses prévisions. Au fur et à mesure de l’avancée de la partie organisationnelle, il s’occupera également des hébergements et de la restauration des intervenants et du public éventuellement, mais aussi de la signalétique, des contacts fournisseurs, de la gestion des stocks et des livraisons et enfin de l’accueil le moment venu. Il arrive aussi que l’assistant chef de projet s’immisce dans la gestion des fichiers participants et gère les appels à participation.

Il est sous l’autorité directe du chef de projet, et analyse pour et avec lui la commande du client. Il définit ainsi les besoins, les exigences, établit des devis tout en respectant un budget si celui-ci est imposé, en respectant le cahier des charges du client et les délais. Il met ainsi en place un planning de travail afin de suivre et gérer les différentes phases du projet. Par ailleurs, c’est lui qui créer les supports éditoriaux tels que la signalétique, les badges et les contremarques. En bref, c’est, avec le chef de projet, le chef d’orchestre de l’aspect logistique d’un événement.

Assistant chef de projet événementiel

Événementiel : les étapes de travail de l’assistant chef de projet

La première étape, et non la plus intéressante, est la réponse aux appels d’offres. Fastidieuse, elle est cependant indispensable pour décrocher des contrats et des budgets. La rédaction des propositions commerciales fait partie de la phase « pré-organisation » pas toujours très motivantes, mais utiles. C’est une fois le contrat signé avec le client que la partie organisationnelle peut commencer en tant que telle. Elle se traduit par une réflexion sur les concepts clés de l’événement, le choix des lieux adaptés et l’élaboration des outils de communication.

Pendant l’événement, le travail continue : il faut gérer la logistique avec les approvisionnements, les fournisseurs, le montage et le démontage des structures ; les équipes sur place, le personnel, avec une coordination irréprochable afin d’éviter toute confusion et tout conflit.

L’aspect financier est délicat mais doit être suivi très régulièrement : l’assistant chef de projet fait des rapports journaliers à sa hiérarchie à ce sujet et gère les étapes de facturation au client et aux fournisseurs.

Enfin, il communique : c’est la personne qui suit le processus de mise en ligne des informations et de leur diffusion. En ce sens, l’assistant chef de projet doit avoir une flexibilité et une connaissance des outils technologiques irréprochable. Un métier fort intéressant et valorisant, qui demande sens de l’initiative, amabilité, sérieux.

Sources & crédits Source : http://metiersdelacommunication.fr/assistante-chef-de-projet-evenementiel/ - Crédit :

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