Une fois la décision prise sur l'organisation d'une convention virtuelle, il faut aussitôt s'appliquer dans les détails. Même si vous aviez toujours eu l'habitude de mettre en place un tel événement en direct, des changements s'opèrent en ligne. Bien que les grandes lignes en matière de conceptualisation restent à peu près les mêmes, certains éléments nécessitent une adaptation.
Même si le fait de tenir une convention virtuelle laisse certains sceptiques, cet événement reste un élément majeur dans la vie interne d'une entreprise. Se déroulant entre une et deux fois par an, elle est très importante pour l'échange et la motivation. Ainsi, même si la situation actuelle ne permet pas aux collaborateurs de se réunir en face à face, la technologie, elle, propose la solution innovante de l'online.
Prendre en compte le format vidéo de la convention virtuelle
Pour concevoir une convention qu'elle soit virtuelle ou pas, la première étape reste la même : se fixer des objectifs. C'est la seule manière de mettre en place une bonne planification afin d'obtenir les résultats escomptés. Dans cette même base de création, vous devriez aussi définir les messages à transmettre au cours de l'événement. Sachez que cet élément est le noyau d'une telle manifestation. C'est ce message que les participants doivent comprendre et retenir.
Puisqu'il s'agit donc de communication, il est important de savoir adapter ce message à votre nouveau canal : l'événement au format virtuel. Penchez donc pour la présentation vidéo en veillant bien aux animations et à la pertinence des informations à transmettre. Des témoignages d'employés pourraient intéresser les participants par exemple. C'est une bonne manière de les captiver. Que vous décidiez d'un ton sérieux ou convivial, cela demeure judicieux.
L'engagement et l'implication sont vos mots d'ordre
Nous sommes bien loin de l'époque où ce type d'événement était destiné à la communication descendante. A présent, les employés peuvent aussi communiquer au cours de la manifestation. Gardez cette approche au cours de votre convention virtuelle. Même si les participants ne sont pas présents physiquement, ils peuvent participer.
En optant pour les vidéos de témoignage, vous entamez déjà un pas dans ce sens. Sachez simplement axer les informations à communiquer pour qu'elles s'adaptent bien à vos objectifs et surtout à votre cible. Limitez la durée des séquences pour que l'assistance online ne se lasse pas rapidement.
A part cela, misez également sur la spontanéité. Entre les diffusions, donnez l'opportunité à une prise de parole en direct. Pensez également à des animations qui inciteront les collaborateurs à participer et à ne pas se sentir exclus.
Faites attention aux détails pendant votre convention virtuelle
La plus grande erreur des planificateurs d'événements online est de les aligner avec les réunions habituelles sur zoom. Bien qu'il arrive que cette plateforme soit utilisée, il est grand temps de penser au-delà. Ainsi, comme vous le feriez lors d'une manifestation importante, ayez le sens du détail lors de l'organisation de votre convention virtuelle.
Cela commence par ce que les participants voient. D'ailleurs, puisqu'il s'agit d'un format vidéo, les collaborateurs ne feront majoritairement que cela : observer. A la moindre imperfection, ils en tiendront rigueur. Ayez donc un cadre avec un joli décor et un mobilier soigné. Évitez les espaces avec des éléments qui pourraient attirer l'attention. Restez simple. Tenez également compte de la lumière pour éviter les prises de vue en contre-jour.
Comme c'est le cas lors de vos conventions habituelles, prenez le temps d'étudier sérieusement la question de la date et de l'heure de l'événement. Les périodes proches des fêtes, des vacances et des rushs au travail sont à oublier. Tout le monde doit être totalement disponible.
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