La bonne gestion du pôle événementiel est l'assurance d'un résultat de qualité. Le travail d'équipe et la collaboration fructueuse sont les principaux leviers d'un événement réussi. D'autant plus il est quasiment impossible de réaliser une manifestation sans toute une équipe à l'appui.
Avant de vous attaquer à la gestion du pôle événementiel, vous devez d'abord savoir qui en sera membre. Vous ne pouvez pas vous permettre d'embaucher le premier venu. Ensuite, identifiez les principales parties prenantes pour enfin adopter un modèle efficace pour une synergie d'équipe parfaite. Comment faire tout cela ? Suivez ce guide !
La gestion du pôle événement commence par le recrutement d'une équipe parfaite
Qu'il s'agisse d'une grande ou d'une petite équipe, certains professionnels restent incontournables. Ceux-ci couvrent les domaines majeurs de votre stratégie globale de marketing événementiel. Ils sont destinés à répondre aux besoins de votre fonctionnement en interne pour répondre efficacement aux besoins des clients.
Évidemment, il devrait y avoir une personne qui soit le boss : le directeur. Il dirige la stratégie événementielle, définit la vision, construit l'équipe, alloue le budget et gère les partenariats externes ou internes. La gestion du pôle événement doit particulièrement être de son ressort. Vient après lui le coordinateur, chargé de superviser l'ensemble du processus événementiel et l'équipe. Il peut y en avoir plusieurs.
Le responsable marketing se charge de mettre en place et d'exécuter la stratégie événementielle. Toutes les communications événementielles online et offline font partie de ses attributions avant, pendant et après le projet. Le responsable des ventes, lui, trouvera les prospects. C'est également à lui de suivre les performances de ventes au cours de la campagne de l'événement.
Pour l'aspect création de vos supports visuels, ayez un designer dans vos rangs. A part cela, un responsable sur site vous sera incontournable le jour de l'événement et même au cours de l'installation et de la désinstallation. Le chargé de la logistique, lui, est le chercheur de tous les supports techniques dont vous aurez besoin. Il effectue également le suivi de ces éléments tout au long du projet, depuis la réservation ou la commande jusqu'au paiement des prestataires.
Identifier les parties prenantes d'un événement
Les parties prenantes ne sont pas forcément des membres de votre équipe de base. Cependant, leur inclusion dans votre système de fonctionnement impacte sur la gestion de votre pôle événementiel. C'est souvent le cas lorsque votre service se trouve au sein d'une grande entreprise. Ces ressources humaines additionnelles devraient être associées à la planification d'événements, à la stratégie et probablement à l'exécution.
Les parties prenantes de votre événement dépendent généralement de votre objectif. Si vous souhaitez générer des ventes, vous devez collaborer avec votre équipe commerciale dès le début (définition des listes d'invités, promotions, utilisation de liens de suivi, etc.). Pour un événement de recrutement, assurez-vous d'être en symbiose avec votre service des ressources humaines sur le type de candidats que vous ciblez.
A l'occasion d'une présentation de produit, l'équipe de production doit fortement être impliquée dans la planification du flux et du contenu des sessions de votre événement. S'il s'agit d'un séminaire éducatif, réfléchissez aux personnes de votre entreprise qui connaissent le mieux ce sujet.
Le modèle RACI, efficace pour la gestion du pôle événementiel
Dans cette industrie, tout est question d'organisation. Cela est tout aussi valable pour la gestion de votre pôle événementiel. Cependant, vous devez connaître le processus à suivre pour éviter les mauvaises surprises. Le modèle RACI est à la fois simple et adapté pour le management d'équipe.
RACI signifie Responsible, Accountable, Consulted, and Informed ou Responsable, Comptable, Consulté et Informé. Grâce à ce modèle, vous garantissez que chacun sait qui est en charge de quoi. Voici comment se développe chaque partie du modèle :
- Responsable : la personne qui s'assure que le travail (c'est-à-dire le projet ou la tâche en particulier) soit accompli
- Approbateur : la personne qui exécute réellement le travail (cela peut être la même personne que le responsable)
- Consulté : la personne qui donne son approbation finale sur le travail. Elle atteste que ce dernier est terminé.
- Informé : cette personne est au courant du travail, mais n'est pas impliquée dans l'exécution ou l'approbation
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