Dans un secteur comme l'événementiel, la conception d'un projet dépend majoritairement des attentes des clients. Afin de gérer cet aspect primordial, le planificateur doit avoir des qualités spécifiques comme l'honnêteté et surtout la flexibilité. Il doit également avoir un plan de sauvegarde afin d'être en mesure de proposer des solutions en toutes circonstances.
Les clients sont rois et leurs attentes sont donc vos priorités. Pourtant, entre le manque de personnel et de main-d'œuvre, les restrictions sanitaires et les problèmes d'approvisionnement, les objectifs semblent inatteignables. Nous vous proposons quelques astuces pratiques à appliquer afin de mieux gérer la situation, tout en apportant satisfaction à vos cibles.
Conseils pour faire face aux multiples attentes des clients de vos événements
Les attentes des clients font globalement référence au type d'événement qu'il souhaite avoir. En tant que planificateur, vous devez être en mesure de leur produire l'événement de leur rêve. Afin d'aboutir à ce résultat, misez toujours sur la franchise et l'honnêteté. En cas de problème, communiquez. Si vous ne pouvez pas relever un défi en question ou n'êtes pas en mesure de réaliser la prestation recherchée, dites-le clairement. N'édulcorez pas les problèmes. La transparence est essentielle pour préserver vos valeurs.
Vous pouvez commencer à gérer les attentes de vos clients dès la première interaction avec eux. Tant que vous fixez vos services et vos méthodes à cette étape, vous ne serez pas obligé d'expliquer ce qui est possible et ce qui ne l'est pas par la suite. Ils comprendront dès le début. Ces aspects concernent notamment le prix et la disponibilité, principales sources de malentendus dans l'événementiel. De plus, ces aspects-là sont plus compréhensibles au cours d'une discussion en face à face que par téléphone et encore moins par mail.
Dès que vous convenez d'un contrat, soyez prêt à ajuster vos échéanciers. Cette flexibilité vous différenciera des autres. Les attentes des clients peuvent changer d'un jour à l'autre. Pourtant, la date butoir, elle, ne change pas souvent. Commencez vos tâches plus tôt et ayez toujours des plans de secours. Anticipez les changements en tenant compte des variations dans l'industrie, mais surtout en vous focalisant sur ce qui est le plus important pour le client.
Tout au long de votre collaboration, créez une relation de confiance avec vos clients afin de mieux comprendre leurs attentes. Ils seront plus à l'aise pour discuter avec vous et cela aboutira à de meilleurs résultats pour les deux parties. Malgré les problèmes éventuels, la confiance demeure le premier moyen de traverser au mieux ces moments difficiles. Vous ne risquez pas ainsi de perdre votre contrat au bout d'un premier obstacle.
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