La CCI Alsace Eurométropole a fait évoluer ses « Business Meetings » pour répondre à une difficulté mise en lumière après la crise sanitaire. En effet, de nombreuses entreprises peinent à se sourcer localement, faute d’outils de planification et de rencontres suffisamment structurés entre acheteurs et fournisseurs.
Dans un bassin transfrontalier qui relie l’Alsace, l’Allemagne et la Suisse, l’institution a d’abord lancé une première brique en 2020. Il s’agit d’une plateforme dédiée au référencement de fournisseurs de proximité. Puis, dès 2021, des rencontres d’affaires ont été déployées pour concrétiser ces mises en relation. En 2025, la CCI indique accélérer la modernisation du dispositif. D’une part, pour absorber des formats devenus plus complexes. D’autre part, pour renforcer la pertinence des rendez-vous proposés.
L’automatisation du matchmaking pour réduire le réseautage “au hasard”
La première évolution se joue dès l’inscription. La CCI mise sur une segmentation très fine des profils, avec des formulaires pouvant aller jusqu’à 300 cents items, organisés par blocs. En pratique, cette approche vise à qualifier précisément les besoins des acheteurs et les offres des fournisseurs, afin de préparer des rendez-vous plus cohérents.
Pour éviter un parcours lourd, des champs conditionnels adaptent les questions au profil de chacun. Ainsi, un participant ne voit que les informations qui le concernent. L’organisateur, lui, récupère une base de données suffisamment structurée pour alimenter le système de mise en relation.
Ce module de matchmaking s’appuie sur les réponses collectées pour générer automatiquement des agendas de rendez-vous. L’idée est de limiter les rencontres “à l’instinct” et de proposer des créneaux qui répondent à des critères explicites. Dès lors, acheteurs et fournisseurs disposent d’un planning personnalisé, consultable via une application mobile, avec des mises à jour en temps réel.
Par ailleurs, l’application centralise plusieurs briques utiles en production : accès au planning, échanges via un tchat, partage de coordonnées par QR code. Le dispositif prévoit aussi une gestion dynamique en cas d’ajustement d’agenda, d’indisponibilité ou de contraintes de salles. Le sujet, côté organisation, est de sécuriser la tenue des rendez-vous malgré les aléas classiques des grands formats.
Enfin, le dispositif est conçu pour fonctionner en présentiel comme en distanciel, avec des fonctionnalités de visioconférence intégrées lorsque nécessaire. Cela permet de maintenir les échanges même si une contrainte logistique se présente. En parallèle, la facturation et le suivi administratif sont automatisés, ce qui réduit les tâches répétitives et libère du temps côté équipes terrain.
Une autonomie renforcée pour piloter des formats de 300 à 1 500 participants
Le deuxième point clé concerne l’autonomie opérationnelle. La CCI a cherché à pouvoir ajuster ses formulaires, paramétrer les règles de mise en relation et activer des campagnes d’information. Et ce, sans dépendre en permanence d’un support technique. Caroline Debisschop, chargée de relations commerciales, souligne que cette capacité d’action rapide devient décisive. Surtout quand l’événement passe à l’échelle, avec des jauges annoncées entre 300 et 1 500 participants selon les éditions.
Cette autonomie ne se décrète pas. Elle repose aussi sur un accompagnement et une montée en compétences progressive. Ainsi, les équipes peuvent gérer les pics d’activité et les changements de dernière minute, fréquents sur ce type d’événement B2B.
Par ailleurs, cette organisation s’inscrit dans une tendance de fond : le pilotage par la donnée, plutôt que par le seul ressenti. L’organisateur peut suivre plus précisément les parcours, anticiper les flux, et dimensionner les ressources en conséquence. De la même manière, les indicateurs disponibles permettent de documenter la performance des rencontres, notamment sur la réalité des rendez-vous tenus et l’usage des fonctionnalités côté participants.
Enfin, la centralisation numérique contribue à limiter certains supports papier, en s’appuyant davantage sur des badges numériques et des scans sur site. Sans changer la nature de l’événement, cela simplifie l’exécution et allège une partie de la logistique.
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